Entrevista con Sarah Landman, coordinadora del Programa de Incidencia de Balanced
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En resumidas cuentas
Al usar un CRM para las organizaciones sin ánimo de lucro, Balanced logró llegar a 750K comidas.
Balanced y su lucha
Balanced es una organización de salud pública sin ánimo de lucro que trabaja para abogar por un sistema alimentario más saludable en escuelas, hospitales, centros de atención a la tercera edad y cualquier otra institución con un departamento de servicios alimentarios. Esto se hace a través de su Programa de Incidencia y Apoyo Institucional.
Balanced es una organización relativamente nueva que fue fundada en 2017. Al principio, la organización se centró más en campañas corporativas - tratando de trabajar con proveedores de servicios de alimentos como Aramark. Sin embargo, después de unos meses, Balanced dio un cambio estratégico cuando se dio cuenta de que había todo un grupo de personas que querían ayudar a abogar por menús más saludables en sus comunidades. Fue entonces cuando nació el Programa de Incidencia y se lanzó oficialmente en el verano de 2018.
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Sarah Landman es la coordinadora del Programa de Incidencia. Ella trabaja con los miembros de la comunidad, incluyendo padres, empleados del hospital, y cualquiera que quiera abogar por menús más saludables en su comunidad, ya sea en su distrito escolar local o en su lugar de trabajo.
En busca de un CRM para organizaciones sin ánimo de lucro
Cuando la organización comenzó, Sarah explica que ninguno de los compañeros de equipo venía de un entorno de ventas o corporativo. Sin embargo, añade, “Al principio, sabíamos que necesitábamos tener una línea de producción en la que lleváramos la cuenta de cada individuo que nos contactara.”
Sarah dice, “Una vez que empezamos a recibir más y más gente, queríamos ser capaces de automatizar las cosas.” Aunque intentaron usar un CRM diferente, no tenía muchas opciones, como correos electrónicos automatizados.
“Al principio, sabíamos que necesitábamos tener un embudo en el que lleváramos la cuenta de cada individuo que nos contactara”.
Los desafíos
Según Sarah, uno de los mayores desafíos que la organización ha enfrentado ha sido el seguimiento de los correos electrónicos. Dice ella:
Cuando alguien viene a nosotros, rellena el formulario de inscripción. Obtenemos su información. A veces tenemos que hacer un seguimiento con ellos varias veces para conseguir que programen una reunión. Se estaba volviendo cada vez más difícil seguir el rastro de quiénes nos enviaron correos electrónicos.
“Se estaba volviendo cada vez más difícil seguir el rastro de quiénes nos enviaron correos electrónicos.”
Sarah agrega que la comunicación no estaba centralizada y que ni siquiera ella podía recordar a ciertas personas y en qué etapa se encontraban. Ella explica, “Necesitábamos algo para mantener el seguimiento de todos”.
“Necesitábamos algo para seguir el rastro de todos.”
Crecimiento del Programa de Incidencia en un 70% con organizaciones sin fines de lucro CRM
Balanced asiste a varios eventos y conferencias. Organizan diferentes festivales comunitarios de verduras y al hacerlo, consiguen hacer crecer su red. También promueven en los medios sociales y lanzan anuncios.
La organización de Balanced consiste en 2 programas:
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Incidencia (que trabaja junto a los activistas para ayudarles a hacer campaña para mejorar los menús en su comunidad) y
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Alcance Institucional (que trabaja con los líderes de esas instituciones para ayudar a convencerlos de hacer mejoras en los menús).
Como estos programas trabajaban tan estrechamente, necesitaban un CRM que pudiera:
- Mantener la pista de los embudos de ambos programas por separado
- Permitirles ver estos embudos uno al lado del otro para compararlos
Paso 1: Conectar Typeform través Zapier
Conectando Typefrom a Kommo vía Zapier, el equipo de Balanced obtiene prospectos directamente en su embudo cada vez que alguien rellena un formulario en su sitio web. Compruébalo:
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Paso 2: Establecer el proceso de negocios
Aquí hay un ejemplo del embudo de promoción 👇2 partes del embudo:
- Conseguir un interés
- Pasos del Programa de Incidencia
PARTE 1: Obtener un interés
Etapa #1: Prospecto
El primer correo electrónico dice, “Bienvenido, puede programar una reunión con nosotros aquí.”Automatización: Añade una tarea pendiente: Envía un correo electrónico de seguimientoUna vez que se envía el correo electrónico, las pistas se trasladan inmediatamente a la fase de “no alcanzado” del oleoducto.
Etapa #2: No alcanzado
Automatización: Tan pronto como Sarah recibe un correo electrónico de un prospecto, hay una automatización que la mueve a la etapa de “Respuesta Recibida”.
Etapa #3: Respuesta recibida
Automatización:
- Añade una tarea para hacer: Envíe un correo electrónico de seguimiento en 7 días.
- Añade una tarea para hacer: Envíe un correo electrónico de seguimiento en 14 días.
- Añade una tarea para hacer: Envíe un correo electrónico de seguimiento en 21 días
Si no hay respuestas después del tercer seguimiento, el prospecto se mueve automáticamente a la etapa de Cerrado.
Etapa #4: Llamada de introducción
Automatización: Una vez que el prospecto llega a la etapa de “Llamada de introducción”, deben elegir con qué tipo de institución deben trabajar. Si ya lo saben, entonces el prospecto pasa a la etapa de “Menú de puntuación”. Sarah explica, “Normalmente cuando tengo la primera reunión con ellos, ya tengo la tarjeta de prospecto a la mano. Escribo notas para recordar cosas sobre ellosqt”.
“Normalmente cuando tengo la primera reunión con ellos, ya tengo la tarjeta de prospecto a la mano. Escribo notas para recordar cosas sobre ellos.”
Etapa #5: Menú de puntuación
En esta etapa, se realiza una encuesta para evaluar el menú y averiguar qué es lo que hay que mejorar. Sarah dice, “A medida que las cosas se profundizan en el proceso, se vuelve menos automatizado”.
A medida que las cosas se profundizan en el proceso, se vuelve menos automatizado.
PARTE 2: Pasos del Programa de Incidencia
Etapa #6: Evaluar el menú y los pasos de investigación
Etapa #7: Determinación de la pregunta
Etapa #8: Contactar con los responsables de la toma de decisiones
Etapa #9: Preparación de los materiales de la reunión
Etapa #10: Promoción de la causa
Etapa #11: Alcanzar luego
Paso 3: Conectar Mailchimp
Sarah conectó a MailChimp con Kommo e hizo una encuesta a través de él. Ella dice, “Enviamos una gran encuesta pidiendo retroalimentación. Fue muy útil para importar todos los contactos que ya teníamos en amo.”
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Cualquiera que se haya inscrito como activista pasa por su embudo de Kommo. El objetivo de la encuesta era obtener información sobre todo el material existente. Añade: ”Lo primero que usamos fue para encontrar nuevas herramientas que pudiéramos añadir a nuestro kit de herramientas. Para reunir toda la información que pudiéramos. Obtuvimos un puñado de respuestas. Fue útil tener en cuenta toda la retroalimentación”.
“Enviamos una gran encuesta pidiendo retroalimentación... Obtuvimos un puñado de respuestas. Fue útil tener en cuenta toda la retroalimentación.”
Los resultados
Sarah explica que lo más probable es que no hubieran alcanzado las 750 mil comidas sin un CRM para organizaciones sin ánimo de lucro, como Kommo para ayudarles a mantener estas relaciones con la gente.
Balanced tiene actualmente 17 promotores activos, en 2018, sin embargo, era menos de 10.
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