La importancia de considerar los riesgos en la gestión de proyectos

Primero, es importante responder la duda, ¿qué es la gestión de proyectos? Es todo el proceso de planear, ejecutar y mensurar los proyectos de tu equipo. Todas las empresas tienen objetivos, cómo vender más, lanzar un producto nuevo, expandir para otro país, comenzar estratégias de marketing diferentes, entre otros… 🎯 Para que todo sea ejecutado con la manera correcta, es esencial una buena gestión de proyectos.

Todo eso es hecho por el gestor de proyectos, que controla y maneja cómo está el desarrollo de cada acción y proyecto de una determinada empresa. Además, un buen gestor es también un buen comunicador 📣, una vez que transmite todas las informaciones relevantes para su equipo de forma clara.

Es importante recordar que gestionar un proyecto es más que solo hablar “tenemos que hacer eso,” pero implica elaborar objetivos relevantes, realizables, posibles y con plazo definido ⏳. También es necesario esclarecer cómo los objetivos van ser alcanzados, quien contribuirá, cómo contribuirá, cuales son los recursos disponibles y cómo van a ser usados.

Hay algunas etapas en la gestión de proyecto que debes considerar:

• Análizar cual es la actual situación de tu empresa
• Elaborar un objetivo relevante a ser alcanzado
• Mensurar los recursos disponibles, como dinero, personas, tecnología, equipamiento, tiempo, entre otros, para conocer la viabilidad del proyecto. Entonces, planear como el objetivo será alcanzado
• Definir los posibles errores que pueden acontecer durante la ejecución del proyecto, como evitarlos y cómo repararlos en caso de que ocurran
• Segmentar ese gran objetivo en muchas tareas pequeñas, que sirven como etapas
• Delegar cada tarea para un miembro del equipo, de acuerdo con las habilidades de cada uno
• Mensurar como anda el desarrollo del proyecto para hacer posibles optimizaciones

Ahora que ya sabes qué es la gestión de proyecto, es importante conocer la importancia de la gestión de riesgos. Es muy difícil que todo ocurra perfectamente en todo el desarrollo de tu proyecto 🙅‍♀️.

En muchos casos, las personas esperan un resultado positivo, lo cual es una buena forma de mirar la vida. Pero, cuando hablamos de gestión de riesgos de un proyecto, muchas cosas pueden ocurrir, como que:

• Miembros de tu equipo se quedaren enfermos 🤧
• Los precios de los materiales aumentaran, haciendo que tu presupuesto no sea suficiente
• La energía o el internet se vieran cortados temporalmente
• Ocurriera algún defecto en equipo esencial
• Algo obstaculizara tus servicios
• Acontecieran problemas climáticos o tormentas (para proyectos ejecutados fuera de la oficina)

Los riesgos descritos arriba pueden acontecer y no són culpa de nadie, ni del gestor o de los funcionarios, pero son cosas que pueden ocurrir con cualquier equipo.

Como seres humanos, usualmente tendemos a subestimar el tiempo y trabajo que necesitamos para realizar una tarea en particular, lo cual puede ser desde pasear al perro 🐕 hasta algo de mayor dificultad, como la realización de un proyecto de manera integral.

Pero como project manager, el poseer un nivel tal de optimismo puede ser perjudicial para el proyecto mismo,por sobre todo en su fase de gestión. A continuación, daremos una mirada a la teoría de “la falacia de la planificación”, con el fin de poder entender de mejor manera la preparación necesaria que requiere el éxito en la etapa de planificación de un proyecto.

La falacia de la planificación es muy útil para comprender acerca de la gestión de riesgos de un proyecto. Eso porque esa falacia es responsable de la mayoría de los errores durante el transcurso de un proyecto en particular, y muchos gestores y equipos no alcanzan sus objetivos por atascarse en ese problema.

Si quieres ser un buen gestor y mejorar tu gestión de proyectos, es esencial que aprendas acerca de esa falacia.

El concepto de “la falacia de la planificación” fue primeramente abordado en un artículo publicado en 1977 por los autores Daniel Kahneman y Amos Tversky, entidades importantes en el área de la economía del comportamiento.

La falacia de planificación se desarrolla en torno a la idea de que, como seres humanos, subestimamos el tiempo que nos toma el realizar una acción específica o “tarea”, como también los costos y riesgos que conlleva. ¿Debido a qué? Pues al sesgo de optimismo 😅. ¿Que es el sesgo de optimismo? Este sucede cuando las personas creen que la probabilidad de vivenciar un evento negativo es baja.

Aquí un ejemplo: planear la realización de un trámite fuera de casa entre reuniones en el contexto de teletrabajo nos puede llevar a imaginar que podemos realizarlo de manera más rápida que en la realidad. Así, “el sesgo de optimismo” es lo que nos hace pensar que podremos realizar esto de manera exitosa y con tiempo de sobra antes de nuestra próxima reunión.

Al no considerar factores como el timpo o clima, por ejemplo ⚡, o la eventualidad de toparnos con algún accidente en el camino, u algún conocido durante el trayecto, efectivamente podríamos perder nuestra reunión o llegar tarde a ella.

👉¿Funciona realmente de esa manera? Pues si, “la falacia de la planificación” puede ocurrirle a cualquier persona, sin importar la experiencia del project manager sobre el proyecto en particular. Puede ser la primera como la décima vez que se realiza un proyecto específico, y aún así se deberán considerar los factores adecuados al pensar en realizar una acción o tarea extra sobre lo que ya estamos haciendo y nuestra planificación 🤔.

Es exactamente la misma base la cual influencia la gestión de proyectos. Esto quiere decir, y como mencionábamos anteriormente, que cada proyecto funciona por sí mismo sin importar las veces que lo hayamos hecho en el pasado, y por eso es importantísimo tomar las precauciones correspondientes para no subestimar el tiempo de realización de cada etapa en el proyecto en cuestión.

Como project manager, es de vital importancia mantener un punto medio entre el optimismo y la planificación real 😉. El optimismo real es lo que nos llevará a obtener los mejores resultados en la estimación de tiempos reales y acertados.

Dos puntos esenciales para considerar en la gestión de proyectos son: Planificación y comunicación.

• La planificación es esencial para saber donde estás, a donde quieres llegar y cómo llegar. Esta responde las dudas más esenciales: qué, dónde y cómo.
• La comunicación es esencial porque es imposible desarrollar un proyecto relevante solo. Es necesario un equipo donde cada miembro tiene habilidades diferentes y que pueden contribuir para tu objetivo. Para eso, es necesario comunicarte con tu equipo, para transmitir actualizaciones, feedbacks, tareas y otras informaciones con más facilidad.
• Buena planificación sin una buena comunicación hace que tu equipo no conozca el proyecto, y así, no lo ejecute de la mejor manera.
• Buena comunicación sin una buena planificación hace que tu equipo se quede perdido, sin saber qué hacer.

👉 Por eso, es esencial tener una buena planificación y comunicación para tener éxito en tus proyectos. Para eso, una herramienta CRM es esencial, y la mejor opción es Kommo.

Con Kommo, mejorarás la comunicación con tu equipo, proveedores, socios, clientes y leads, al agrupar muchas plataformas de comunicación en un mismo lugar 😄.

También es posible gestionar tareas para tu equipo, con detalles y plazos, para que todo tu trabajo esté más organizado y logres una mayor productividad en tu gestión de proyectos.

Si hacemos el ejercicio mental sobre “la falacia de la planificación” sobre nosotros mismos como project managers podemos llevarnos buenas conclusiones 🤔. Por ejemplo, al proyectar un gran trabajo en un plan de proyecto de manera optimista, la “falacia de planificación” podría afectar el desarrollo del proyecto si es que no planteamos lo anterior desde una posición realista y objetiva.

Esto podría implicar dirigir a tu equipo directamente al fracaso si la preparación previa no coincide con la realidad 😩, llevando a un trabajo o esfuerzos dobles posteriores, así como aminorar las posibilidades de éxito en la ejecución del proyecto en todas sus aristas.

Profundicemos en un ejemplo práctico. Ana es una project manager responsable de un proyecto habitacional. Observemos su estructura de desglose de trabajo, lo cual también se conoce como WBS:

Al comenzar la etapa de planificación, Ana conoce por experiencia que existen etapas determinadas para que el proyecto pueda completarse. Ella deberá solicitar materiales y planear su correcta entrega, así como también que el encargado de la construcción pueda completar la vivienda con tiempo suficiente para finalizar todos sus detalles. Los tiempos aproximados para estas importantes acciones podrían detallarse de la siguiente manera:

• Tarea/Tiempo estimado
• Cimientos/1 semana
• Construcción/3 semanas
• Detalles/3 semanas

Posterior al detallar una WBS y una matriz de tiempos aproximados, Ana determina que la construcción de esta vivienda tomará un aproximado de siete semanas. ¿Suena bien, no?. Lo que Ana no considera por supuesto, es “la falacia de la planificación”, ya que estaría pensando que todo ocurriría sin imprevistos y de manera hipotética sin variaciones cumpliendo con sus estimaciones iniciales ¡poniéndo en peligro su proyecto!

Gracias a su experiencia, Ana sabe sobre esto. Revisa los tiempos aproximados de manera más minuciosa. Comienza a pensar y listar algunos tipos de imprevistos relacionados con el clima, por ejemplo, o los factores asociados a la vida de su equipo de trabajo, riesgos como retrasos climáticos o miembros del equipo incapacitados por enfermedad, lo que efectivamente haría que sus tiempos tuvieran variaciones que deben ser consideradas.

Una reunión con su equipo de trabajo y otros asociados sería fundamental para que, en un trabajo en conjunto y de manera colaborativa, pudieran determinar más factores a considerar y sus tiempos. Una vez considerada toda esta información, las aproximaciones de tiempo cambian y se definen de manera correcta y real, en una manera más holística e integral de todo lo que rodea al desarrollo de un proyecto en cuanto a sus elementos.

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