Bisnis seperti firma hukum, agen real estate, lembaga keuangan, dan perusahaan asuransi sering berurusan dengan pembuatan dan pengelolaan sejumlah besar dokumen dan perjanjian setiap harinya. Sifat pekerjaan yang berulang seringkali menyebabkan ketidakefisienan dan kesalahan dalam proses pembuatan dan pengelolaan dokumen.
Itulah mengapa kami menciptakan integrasi Pembuat Dokumen (Document Generator) untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen dalam Kommo.
Dengan mengikuti panduan ini, kamu bisa menghemat waktu dengan mengotomatiskan pembuatan dan pengorganisasian dokumen, mengurangi error dengan menghilangkan kesalahan entri manual, dan menjaga semuanya tetap rapi dengan akses yang mudah. Alur kerja kamu akan menjadi lebih efisien, dan berbagi dokumen dengan timmu akan menjadi lebih mudah.
Di artikel ini, kamu akan mempelajari:
Apa itu integrasi Pembuat Dokumen?
Pembuat Dokumen kami mengotomatiskan pembuatan dokumen pribadi dengan mengintegrasikan data dalam Kommo. Ini menggunakan template yang telah ditentukan sebelumnya dan secara dinamis memasukkan data spesifik ke dalam template tersebut untuk menghasilkan dokumen yang disesuaikan. Berikut adalah pandangan lebih mendalam tentang manfaatnya:
- Pembuat dokumen secara signifikan mengurangi waktu yang diperlukan untuk membuat dokumen secara manual dengan mengotomatiskan prosesnya.
- Ia mampu menghasilkan volume dokumen yang besar dengan cepat dan akurat.
- Ia juga memastikan bahwa semua dokumen yang dihasilkan mengikuti format dan gaya yang konsisten.
- Integrasi ini dapat disesuaikan dengan berbagai jenis dokumen seperti proposal, kontrak, faktur, laporan, dan sebagainya.
Cara menginstal Pembuat Dokumen
Untuk menginstal integrasi ini, kamu perlu:
-
Pergi ke Settings > Integrations di Kommo. Cari widget Document Generator di kolom pencarian dan klik Install.
-
Mulai instalasi dengan menerima kebijakan privasi dan klik +Install.
Mengonfigurasi Pembuat Dokumen
Sebelum memulai
Sebelum mengatur dan mulai menggunakan integrasi ini, pastikan kamu menyelesaikan langkah-langkah berikut:
-
Buka Google Docs dan buat dokumen baru dengan klik Dokumen kosong.
- Tambahkan teks. Ini harus menjadi template untuk dokumen kamu di masa depan. Tidak ada batasan ukuran dokumen.
Catatan: Kamu harus menandai kata atau frasa tertentu (placeholder) yang ingin diisi secara otomatis dengan data dari profil lead. Tidak perlu menaruhnya dalam tanda kurung atau format khusus — Kamu hanya perlu mengingat di mana informasi dari field kartu lead tersebut akan muncul.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang field di kartu lead, baca artikel Lead kami.
- Salin link ke dokumen tersebut.
- Selanjutnya, buka akun Kommo kamu.
-
Klik Leads, lalu buka kartu lead.
Jika kamu baru menggunakan Kommo dan belum pernah membuat lead, tambahkan lead dengan mengklik tombol Quick Add atau tombol +New Lead.
-
Setelah membuka kartu Lead, klik Setup dan template untuk membuat field akan terbuka.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara membuat kolom kustom di kartu lead, cek artikel Custom field kami.
Mengatur integrasi
Untuk mengatur integrasi Google Docs integration, ikuti langkah berikut:
-
Buat Salesbot baru. Untuk mempelajari caranya, cek artikel Cara membuat Salesbot kami.
- Masukkan Widget di visual builder Salesbot.
-
Klik Add untuk menambahkan integrasi Document Generator.
- Masuk ke akun Google Drive dan berikan izin untuk Kommo agar dapat terintegrasi dengan Google Drive-mu.
- Pengaturan akan terbuka. Selanjutnya, kamu harus menambahkan dokumen yang telah kamu buat sebelumnya.
- Lalu, pilih folder untuk menyimpan dokumen yang akan dibuat.
- Pilih kolom yang telah kamu buat untuk link dokumen. Kamu juga dapat memilih jenis file antara PDF atau Google Docs sebagai output akhir.
- Saat pengaturan, kamu akan diminta untuk menyoroti (highlight) teks yang ingin dipersonalisasi. Setelah menyoroti teks, jendela dengan data lead akan muncul.
Personalisasi template dan klik Save di pojok kanan atas jendela.
-
Pengaturan akan tertutup otomatis dan kamu akan kembali ke visual builder Salesbot. Klik Save.
-
Pergi ke bagian Leads dan klik Automate.
- Tambahkan Salesbot ke tahapan pipeline di mana lamu ingin dokumen dihasilkan. Misalnya, tahap Discussions.
Sekarang, setiap kali kamu memindahkan lead ke tahapan pipeline berisi Salesbot yang telah kamu buat, dokumen Google Doc baru akan dihasilkan. Link ke dokumen akan muncul di dalam chat dengan lead, dan juga di kartu lead:
Jika kamu memerlukan bantuan lebih lanjut dalam pengaturan atau pemecahan masalah, jangan ragu untuk menghubungi chat dukungan kami atau hubungi kami melalui WhatsApp. Kamu juga dapat menyewa partner Kommo untuk melakukan semua pekerjaan sulit untukmu.
Belum menjadi pengguna? Daftar untuk uji coba gratis 14 hari atau jadwalkan demo langsung.
