Email

Untuk menghubungkan Mailbox ke Kommo, buka bagian “Mail” dan klik “Settings” (di sudut kanan atas).

Lalu, di menu settings, klik “Add email” untuk menghubungkan mailbox-mu.

Pada tahap ini, kamu akan mengisi kolom alamat email, dan sistem akan secara otomatis menentukan penyedia. Selanjutnya, kamu harus memasukkan password untuk akun email atau klik "Lanjutkan", lalu kamu akan masuk ke halaman email client untuk mengonfirmasi.

Kamu juga perlu menentukan apakah ingin menyambungkan kotak mailbox sebagai mailbox "Pribadi" atau "Bersama". Perbedaannya akan dijelaskan nanti di artikel ini.

Jika kamu memiliki Firewall yang dikonfigurasi atau mailbox yang mengizinkan daftar IP tertentu, kamu harus mengizinkan akses ke alamat yang Kommo gunakan untuk mengirim dan mengumpulkan email (kamu dapat meminta daftar dengan menghubungi technical support kami (klik ikon Profile di kiri atas akun Kommo-mu, lalu klik tombol “Contact Support”).

Harap diperhatikan bahwa kami tidak mendukung domain IDN. Kamu tidak dapat menentukan alamat IP server (misalnya, memilih 64.233.161.109 alih-alih imap.gmail.com).

Mail hanya terhubung dengan protokol IMAP untuk email masuk, dan dengan protokol SMTP untuk email keluar. Koneksi ke protokol lain, seperti Post Office Protocol versi 3 (POP3) atau MAPI (Messaging Application Programming Interface) yang menjalankan server Microsoft Exchange tidak didukung.

Setelah terhubung, proses import email dari akun email-mu akan dimulai. Proses ini terjadi di belakang layar, sehingga kamu bisa lanjut bekerja. Sistem akan merender 500 email terakhir (per bulan).

Setelah proses import selesai, email akan di sinkronisasi dalam mode otomatis setiap 15 hingga 30 menit sekali dan akan muncul di akun Kommo-mu.

Surat sistem @ mail.kommo.com disinkronkan dalam waktu satu jam. Mailbox-mu yang terhubung disinkronkan setiap 15 hingga 30 menit.

Kami menerima email dan hanya memproses dua folder: "Inbox" dan "Sent". Folder lain tidak disinkronkan.

Saat mengirim pesan dari mailbox eksternal yang terintegrasi, email akan ditampilkan di kartu Kontak. Kami hanya menerima email dari pelanggan langsung, dan mendukung penggunaan forward (penerusan) email (“email alias”) atau pengumpul email.

Mailbox bersama adalah mailbox yang hanya dapat dihubungkan oleh administrator akun. Mailbox ini bisa digunakan oleh semua pengguna yang diberikan izin akses di bagian "Settings" - "Users" dan diberi tanda centang di "Mail" untuk akses ke Mailbox Bersama.

Mailbox pribadi adalah mailbox yang dapat dihubungkan oleh pengguna mana pun. Hanya pengguna yang terhubung ke mailbox ini yang bisa melihat isi mailbox ini di Kommo. Namun pengguna yang menghubungkan mailbox sebagai pribadi dapat memilih untuk membagikan mailbox mereka dengan administrator akun. Dalam hal ini, pengguna yang menghubungkan mailbox pribadi dan administrator akun dapat melihat email di kotak surat pribadi ini.

Mailbox apapun, baik pribadi atau bersama, kamu dapat mengubahnya di menu settings di bagian Mail di Kommo.

Sistem email di Kommo secara otomatis menggabungkan email dengan beberapa kriteria, yaitu:

• alamat email klien yang melakukan korespondensi sama
• seluruh korespondensi yang terjadi dalam satu subjek judul email

Dalam hal ini, di bagian "Mail", korespondensi akan membentuk sebuah rangkaian pesan. Untuk setiap mailbox, rangkaian pesan dibentuk secara terpisah.

Contoh: Mailbox manager@company.com sudah terhubung

Urutan percakapan email:

1. Dari manager@company.com ke client1@gmail.com dengan tema “Salam dari tim perusahaan”
2. Dari manager@company.com ke client2@mail.com dengan tema “Salam dari tim perusahaan”
3. Dari client2@mail.com ke manager@company.com dengan topik “Pertanyaan tentang produk”
4. Dari client2@mail.com ke manager@company.com dengan topik “Pertanyaan tentang produk”

Akan digabungkan dalam sebuah rangkaian pesan:

1. Huruf 1 dikelompokkan berdasarkan client1@gmail.com dan “Salam dari tim perusahaan”
2. Huruf 2 dikelompokkan menurut client2@mail.com dan “Salam dari tim perusahaan”
3. Huruf 3,4 dikelompokkan berdasarkan client2@mail.com dan “Pertanyaan tentang produk”

Kamu dapat menonaktifkan penggabungan email ke dalam rangkaian pesan dengan masuk ke settingan mailbox (di bagian Mail – klik di kanan atas “Settings” – pilih mailbox yang diinginkan dan kosongkan kotak centang “Kelompokkan email ke dalam utas”).

Mailbox ini adalah mailbox sistem (buatan) – tidak memiliki login / password, settings dan tidak dapat dihapus. Mereka selalu ada di dalam akun.

@mail.kommo.com – Email ini akan ditampilkan di contact card, lead, atau customer.

Mailbox ini dibutuhkan jika kamu tidak mengintegrasi email ke Kommo namun ingin meneruskan email tertentu ke akun Kommo-mu. Kamu hanya perlu memasukkan alamat email tersebut dalam kolom "CC" atau "BCC" saat mengirim email dari email client eksternal.

Ada juga alamat email penerusan untuk membuat lead baru atau kontak baru:

+contact@mail.kommo.com – Email akan membuat kontak baru.

+lead@mail.kommo.com – Email akan membuat lead baru.

Penting - Mohon perhatikan beberapa hal berikut:

• Jika email dikirim ke alamat yang salah (misalnya +asdjhdfsd@mail.kommo.com), email tersebut tidak akan ditambahkan ke akun.
• Mailbox hanya berfungsi jika ditentukan sebagai salinan. Jika kamu menentukan alamat di salinan tersembunyi, mailbox tidak bisa digunakan.
• Jika pesan diteruskan ke alamat email pintar, kontak akan dibuat berdasarkan kolom email dari / ke / CC dalam sebuah email, dan bukan oleh data dalam email yang terkirim, yang hanya dianggap sebagai konten.
• Kamu dapat menerima email dari alamat email penerusan yang akan ditampilkan di Kommo, namun kamu tidak dapat mengirim email dari alamat ini.
• Jika kamu mengubah nama akun, alamat email penerusan juga akan berubah. Artinya, email yang akan dikirim ke alamat lama tidak akan masuk ke dalam email baru.

Kamu dapat membuat Template untuk memudahkan pengiriman email. Untuk membuat template email pertamamu, pilih Mail, Settings, dan klik "+ Add a template". Anda akan melihat jendela modal terbuka.

Pada bagian ini, kamu bisa menggunakan markup HTML atau menggunakan format teks sederhana. Untuk menggunakan template dengan markup HTML, centang kotak di bagian bawah "send email with HTML markup".

Kamu juga dapat menggunakan kolom dari leads, dan Kommo akan secara otomatis mengambil datanya. Untuk ini, kamu memerlukan kode kolom seperti {{contact.name}} atau yang terbaru {{contact.first_name}}. Kolom ini dapat ditemukan saat membuat template email atau template chat.

Saat menghapus email dari Kommo, email tersebut tidak langsung dihapus dari server email namun akan masuk ke folder "Dihapus".

Meskipun kamu menghapus pesan dari server email, email tersebut akan tetap ada di Kommo (asalkan sudah ditambahkan ke sistem sebelum dihapus).

Namun, jika pesan tersebut berisi file terlampir, dalam hal ini jika pesan tersebut dihapus di server email, file yang terlampir tidak akan tersedia lagi.

Email yang tersimpan di folder Deleted Items:

1. Disimpan selama 30 hari
2. Hanya bisa dilihat oleh Administrator Akun

Untuk menghapus mailbox, kamu perlu membuka bagian "Mail", klik tombol "Settings" di sisi kanan atas dan pilih mailbox yang ingin dihapus. Klik "Disconnect Email" - pilih "Delete Emails".

Dalam hal ini, setiap catatan yang ada akan tetap tersimpan di kartu, namun tidak dapat dibaca (hanya akan tersedia di server-mu).

Jika kamu ingin menonaktifkan sementara atau memasukkan kembali password, kamu perlu memutuskan hubungan mailbox dan memilih "keep the email", dalam hal ini mailbox terputus tanpa menghapus pesan. Surat-surat ini akan tetap tersimpan di sistem.

• CRM untuk Mengelola Komunitas– Bagaimana Peace Advocacy Network membangun komunitas dengan Kommo
• CRM untuk Manajemen Properti– Bagaimana Ruebush Group meningkatkan sales bulanan hingga $1M dengan Kommo
• CRM untuk Grosiran– Bagaimana Hero Time meningkatkan leads dalam 5 bulan dengan MBS
• CRM for Organisasi Nirlaba– Bagaimana Balanced menggunakan Kommo untuk meningkatkan program advokasi sebesar 70%
• CRM for Manajemen Event– Bagaimana ASI Displays mengelola 4 departemen dengan Kommo

Butuh bantuan lebih lanjut untuk pengaturan dan troubleshooting? Kontak kami dengan mengirimkan email ke support@kommo.com atau hubungi kami melalui Facebook.

Belum punya akun Kommo? Kunjungi halaman tur kami atau hubungi kami untuk mendapatkan demo produk.