Si acabas de empezar a utilizar Kommo, pero ya tienes tu propia base de clientes en otra aplicación u hoja de cálculo, te ofrecemos una opción de importación para que puedas empezar a trabajar con Kommo sin demora.
En Kommo, puedes importar prácticamente todo: compañías, contactos, leads, clientes, todos los campos personalizados, notas y catálogos. Puedes utilizar la función de importación desde cualquier sección de tu cuenta: Contactos, Listas o Clientes.
Nota: La mayoría de los servicios en línea tienen una función de exportación que toma una base de clientes y la convierte en un archivo xls o csv. De esta manera, podrás cambiar fácilmente a Kommo sin ninguna pérdida.
Veamos cómo preparar un archivo para importarlo y obtener los datos con éxito en Kommo.
Requisitos de los archivos para importar con éxito
En primer lugar, es muy importante que tu archivo cumpla con todos los requisitos para importarlo con éxito. Por favor, asegúrate de que tu archivo sigue los requisitos que se indican a continuación antes de empezar:
- El formato del archivo debe ser xls, .xlsx, .ods o .csv.
- El tamaño del archivo cargado no debe superar los 2 MB. Si tu archivo supera los 2 MB, divídelo en varios archivos y súbelos por separado.
- Si tu archivo contiene más de 10.000 líneas, divídelo en varios archivos.
- Borra las líneas/columnas vacías o las líneas/columnas que no piensas importar. Esto te facilitará la comparación de los campos y no se cargará información innecesaria.
- Asegúrate de que sólo tienes una hoja en tu documento. El sistema sólo importará la primera hoja.
- Asegúrate de que todas las columnas de tu archivo coinciden con los nombres de los campos en Kommo, incluyendo las mayúsculas y la ortografía. De lo contrario, deberás hacer coincidir los campos manualmente.
- El campo para el nombre del contacto debe llamarse "Nombre del contacto" (Nombre que empieza por la N mayúscula).
- Si cargas Leads, asegúrate de que tienes un título de Lead en el archivo, de lo contrario, el archivo no se importará.
- Si cargas Contactos y Empresas, asegúrate de que tienes el nombre del Contacto/Empresa respectivo en el archivo, de lo contrario, el archivo no se importará.
Este es el aspecto de un campo correcto:
Puedes descargar un ejemplo aquí o en la ventana de importación.
Cómo importar desde una hoja de cálculo
Cuando tu archivo esté listo y se ajuste a todas las condiciones que hemos mencionado anteriormente, puedes empezar a importarlo.
Para este ejemplo, quiero importar mis Leads. Para empezar a importar un archivo, ve a Leads, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y elige "Importar" de la lista:
Se abrirá la ventana de importación y se te ofrecerá la opción de importar desde una Hoja de Cálculo o desde Google Sheets. En nuestro caso, deberías optar por la Hoja de Cálculo. Aquí puedes descargar un ejemplo o subir tu propio archivo:
Para cargar tu archivo, puedes arrastrarlo y soltarlo en la ventana o hacer clic en el botón "Cargar archivo" para seleccionar un archivo de tu dispositivo. Una vez hecho esto, aparecerá el modo de configuración de la importación.
En el modo de configuración de la importación, puedes emparejar los campos de tu hoja de cálculo con los campos de la entidad, aplicar etiquetas y actualizar los datos existentes. Para más información sobre los ajustes, consulta nuestro artículo sobre los ajustes de importación .
Cuando hayas configurado todos los ajustes, sólo tienes que hacer clic en siguiente.
Cómo importar desde Google Sheets
Si ya tiene una base de datos de leads o clientes en Google Sheets, es fácil empezar a trabajar con ellos en Kommo. La importación funciona del mismo modo que las hojas de cálculo.
Para importar desde Google Sheets, primero dirigete al botón de importación. Digamos que deseas importar tus antiguos Leads (también conocidos como clientes) desde tu archivo de Google Sheets. Para ello, ve a la sección de Leads, haz clic en el botón de "tres puntos" en la esquina superior derecha y selecciona "Importar".
Cuando aparezca una nueva ventana con las opciones de importación, ve a "Importar desde Google Sheets" y pulsa "Autorizar".
A continuación tienes que autorizar la cuenta de Google en la que guardas tu base de datos. Cuando estés registrado, aparecerá una nueva opción de "Elegir hoja de cálculo". Sólo deberás hacer clic en ella y elegir el archivo adecuado de tu unidad de disco.
Cuando el archivo se extraiga de tu sistema, aparecerá una nueva ventana con la configuración de la importación. Aquí podrás hacer coincidir los campos con la información de tu entidad, crear nuevos campos, aplicar etiquetas o elegir actualizar los datos existentes, si es que ya has importado información de este archivo. Para obtener más información, visita nuestro artículo sobre la configuración de la importación.
Importar un archivo con éxito
Después de cotejar todos los campos, está listo para cargar los datos en Kommo. Pulsa "Siguiente" para completar la importación. El sistema comenzará a importar los leads y se abrirá la siguiente ventana:
Dependiendo del tamaño de tu archivo, la importación puede tardar algún tiempo. Cuando se complete la importación, recibirás una notificación por correo electrónico. Mientras tanto, podrás pulsar "Continuar con CRM" para seguir con tu trabajo. Si el archivo se importa lo suficientemente rápido, verás una ventana que indica que la importación se ha realizado con éxito y podrás ver tus archivos importados haciendo clic en el enlace "Mostrar los datos importados".
Para conocer las funciones de importación, visite nuestro artículo sobre Importación-Avanzada.
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