ERP y CRM: cuál es el más adecuado para mi negocio

ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) básicamente se entiende como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales📈. Su principal función se ejecuta a través de un software y es la de organizar los procedimientos internos de una empresa, por lo que se trata de un sistema back-office. Un ERP gestiona el intercambio de información dentro de los departamentos de una empresa y su control, promueve la reducción de costos de producción; igualmente proporciona control sobre el inventario, así como también puede ser una herramienta clave en la supervisión de ventas y la administración de la contabilidad.

🤔 Entre ERP y CRM, las funciones de un ERP son ayudar en la gestión de múltiples sectores al mismo tiempo, como recursos humanos, finanzas, comercial, compras, inventario, entre otros, y traer más facilidad en la integración de estos sectores distintos, mejorando la productividad y agilizando los procesos internos, diferente del sistema CRM, que se enfoca en los clientes.

En síntesis, un ERP es una herramienta modular que integra los siguientes departamentos de una empresa:

• Producción
• Control de ventas
• Control de stock
• Contabilidad y finanzas
• Suministros y proveedores

🎯 Para ver cual es más adecuado para tu empresa, es necesario comprender las ventajas de un ERP. Al centralizar la gestión de una empresa, un ERP integra todo lo relacionado con la gestión de procesos de distribución y de la cadena de suministros, facilita una mejor planificación de proyectos, ayuda a estandarizar los procedimientos críticos del negocio y reduce las tareas duplicadas, lo cual conlleva a una optimización de los procesos internos.

Asimismo, estos programas de gestión de recursos empresariales permiten evaluar las necesidades del negocio, mejorando la precisión de los datos contables y financieros y promoviendo la reducción de costos de compras, incluso puede ofrecer una ventaja al departamento de recursos humanos ya que permite ciertas funcionalidades de los programas para la elaboración de nóminas.

🎯 En otras palabras, las principales ventajas de un ERP son las facilidades que genera para la empresa y su gestión. Podemos resumir en:

• Más facilidad para los procesos
• Más productividad para la empresa
• Más seguranza en los datos
• Facilidad para gestionar las compras
• Integra vários sectores
• Integra datos importantes
• Ayuda en la generación de insights
• Mejora el desempeño de los gestores

Aunque tiene muchas bondades, los ERP tienen algunas desventajas, las cuales también son importantes considerar. En principio se trata de un programa complejo que requiere un aprendizaje previo y demanda un ingreso de información vasta; por lo tanto, también requiere acciones y decisiones complicadas, así como de un mantenimiento extenso debido a la cantidad de información que procesa. Sin duda requiere mayor cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo.

Por todo lo anterior, este tipo de programa, a diferencia del CRM, suele utilizarse mayormente por empresas medianas y grandes, además hay que considerar que un software ERP no contiene información de los clientes, de allí su naturaleza de back-office.

Por otro lado, un sistema de CRM (Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés, que sería “Gestión de Relacionamiento con el cliente) tiene como función principal gestionar las relaciones con clientes actuales y potenciales, así como la identificar los leads o prospectos de clientes más valiosos para la empresa de forma eficiente y resolutiva. Igualmente, permite la automatización de los procesos de ventas y un seguimiento de estas por cada cliente. A diferencia de un ERP, el CRM es un sistema front-office, puesto que se centra en el cliente. Por eso, si quieres enfocarte en tus clientes, ERP y CRM pueden ayudar, pero el CRM vás traer mejores soluciones para esta necesidad.

Para ser más claros, un software de gestión de clientes o un CRM tiene la valiosa característica de almacenar y accionar la información de los diferentes consumidores y leads, como sus correos y las distintas interacciones que han tenido con nuestra empresa. Además, permite la creación de segmentos según los distintos objetivos de marketing y/o ventas, y la creación del buyer persona, en conjunto con el seguimiento comercial y la creación de procesos para cada uno de los clientes. Al mismo tiempo, un CRM ofrece un sistema de alertas o gestión de tareas relacionadas con cada cliente en específico.

El CRM es fundamental para crear un plan de marketing depurado y acertado. Por lo tanto, es clave para el departamento comercial, pues permite que las acciones de promoción y comunicación sean lo más segmentadas posibles para poder lograr de manera acertada los objetivos planteados para cada cliente. Igualmente, ayuda a profesionalizar el ciclo de ventas y a realizar un seguimiento certero y mejorar las relaciones del cliente con la empresa, lo que se traduce en un aumento de las ventas.

Hay algunas ventajas de un CRM en relación a un sistema de ERP. Al ser un sistema front-office, el objetivo final de un sistema de CRM es directamente aumentar los ingresos atrayendo nuevos clientes. Tienen una amplia variedad de posibilidades a la hora de mejorar la relación con los clientes actuales, ya que permite a los distintos departamentos de la compañía integrarse de manera directa y efectiva en la relación con cada cliente acorde a sus necesidades y requerimientos específicos.

💻 Entre la variedad de beneficios que puede ofrecer, podríamos nombrar que un CRM permite organizar las acciones de marketing y coordinarlas con el departamento de ventas, así como gestionar dichas ventas y acelerar sus procesos. Igualmente, al ser un software de atención al cliente, el mismo contribuye a automatizar esta tarea, mediante el cálculo del tiempo dedicado a cerrar operaciones; pero además, facilita la creación informes de gestión del inventario y equipos comerciales, y permite compartir y analizar los perfiles de clientes potenciales y su procedencia. En definitiva, haciendo las relaciones con los clientes mucho más eficientes.

Escoger entre ERP y CRM puede ser difícil, pero si tu conoces las ventajas y particularidades de ambos, es más fácil decidir cuál de ellos será más eficiente para las necesidades de tu empresa.

En resumo, las principales ventajas de un CRM son:

• Integrar canales de comunicación
• Facilitar la relación con el cliente
• Aumentar la productividad del equipo de ventas
• Aumentar la lealtad de los clientes
• Aumenta el ticket medio
• Optimización de tiempo
• Integración de marketing y ventas

Ahora que ya has visto las ventajas de un ERP y de un sistema de CRM, es posible que te estés preguntando ¿Cuál es mejor? La verdad es que no hay uno mejor que el otro. ERP y CRM son sistemas diferentes, con funciones y ventajas diferentes, pero que pueden ser usados de forma integrada para mejorar el desempeño de tu empresa.

Es evidente que ambos softwares tienen como finalidad mejorar la productividad, el control y la eficiencia de un negocio. Aunque ambas herramientas ofrecen excelentes resultados y mejoras en diversas áreas de la gestión de una organización, lo destacable es que se distinguen por el esfuerzo de inversión y preparación que requiere cada una.

Vimos las ventajas de un CRM: mejorar la productividad de los profesionales de ventas, hacer integración con ventas y marketing, optimizar el tiempo y la comunicación con los clientes. Así como ERP también tiene sus ventajas, pero más enfocadas en otros procesos de gestión.

Ciertamente, una empresa debe tener procesos delineados antes de procurar agilizarlos, así como también necesita tener beneficios tangibles antes de preocuparse por reducir costos en las diferentes áreas. Es por eso que un software CRM es por mucho la mejor jugada para una primera inversión de un negocio pequeño o mediano. El generar y mantener ventas desde un principio es lo que puede hacer posible todo lo demás. Así, un CRM que maximice de lleno las ventas puede asegurarnos un crecimiento sólido de la empresa y eventualmente la inclusión de un software ERP podría convertirse en una necesidad.

Sabemos que el mundo del marketing y las ventas puede ser muy extenso, por lo que tener a nuestra disposición las herramientas claves es más que importante tanto para el crecimiento de tu empresa, como para mantener a tu equipo mejor integrado y así aprovechar al máximo las potencialidades de cada uno de los miembros de tu staff. Con el objetivo de adaptar las empresas al proceso de Transformación Digital que vivimos actualmente, en Kommo podemos ayudarte a dar ese pequeño gran salto que sabes que tu negocio necesita.

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