Si tu trabajo implica papeleo, lidiar con este puede ocupar la mayor parte de tu jornada laboral, dejándote con la sensación de que nunca tienes tiempo suficiente para completar tus tareas. 😩
La mala noticia es que la cantidad de papeleo aumenta exponencialmente con el tamaño y el crecimiento de tu empresa.
Si tú o tus agentes de ventas dedican aproximadamente 12 horas a la semana a procesar los documentos, eso es un montón de tiempo perdido, ya que esto se puede hacer automáticamente.
Por suerte, elbot generador de documentospuede ayudarte a evitar este escollo para que te centres en tareas de mayor valor.🥳
Pero, ¿qué es un generador de documentos, cómo se puede utilizar y qué papel puede desempeñar Kommo en todo esto?
Sigue leyendo para descubrirlo.
Generador de documentos vs. Bot generador de documentos
Definamos primero qué es un Generador de documentos Un generador de documentos es una herramienta que genera documentos de uso común, como facturas, contratos, ofertas de trabajo, formularios de pedido y mucho más, a escala, como un generador de PDF o archivos de cualquier otro formato.
En Kommo, sin embargo, la herramienta que se ocupa de la automatización de documentos se denomina Bot generador de documentos. Puede identificar automáticamente los detalles de cualquier cliente en la base de datos, como su nombre, número de contacto, dirección y precio del pedido, e introducirlos directamente en los marcadores de posición de la plantilla del documento.
Ventajas de utilizar un bot generador de documentos
Estas son algunas de las razones por las que deberías considerar implementar un bot Generador de documentos en tu empresa:
🏃♂️ Acelera el proceso de generación de documentos
🤖 Minimiza la introducción manual y evita errores.
🤑 Reduce costos
🤩 Mejora la experiencia del cliente
Bot generador de documentos: Casos de uso
La generación automatizada de documentos no se limita a ningún sector o tipo de documento.💃
Se puede aplicar en:
👨💼 Empresas B2B y B2C
👩💻 Empresas de IT
👨⚕️ Proveedores sanitarios
👩⚖️ Servicios jurídicos y financieros
🖥 Agencias de marketing digital
Y puedes usarla para generar cualquier cosa que necesites, incluyendo:
✅ Contratos de venta
✅ Ofertas de trabajo
✅ Aprobaciones presupuestarias
✅ Siniestros de seguros
✅ Inscripciones en eventos
✅ Otras formas de uso común
Y estos son solo algunos ejemplos de sus casos de uso. Con el bot Generador de Documentos, el cielo es el límite 😉.
¿Cómo utilizar un bot generador de documentos en Kommo?
El bot Generador de Documentos de Kommo te permite automatizar el trabajo rutinario de tus gerentes o representantes de ventas y ayudarles a ahorrar horas generando formularios de uso común.
¿Cómo funciona el bot Generador de documentos?
El bot Generador de Documentosfunciona como parte del chatbot de Kommo, o como nosotros lo llamamos, el Salesbot.
Transfiere los datos de las Tarjetas de Lead de Kommo directamente a tus plantillas de documentos, creando un documento personalizado para cada cliente.
Los modificadores especiales te ayudarán a transferir datos, entre ellos:
- Nombre del lead
- Número de contacto y dirección
- Precio del pedido
- Fechas y más
⚠️ Atención: Los documentos se pueden generar y almacenar en 2 formatos: PDF y Google Docs.
Preparación
Hay algunas cosas que tienes que preparar antes de dejar que la tecnología haga todo el trabajo por ti 😉 .
- Preparar una plantilla de documento
- Crear campos personalizados en Kommo
- Tener acceso a Google Drive
Preparar una plantilla de documento
La plantilla de documento te permite poner un marcador de posición para tu destinatario.
🤓 Una plantilla de documento es un archivo prediseñado que puedes utilizar como punto de partida para crear nuevos documentos que tengan un diseño y una estructura coherentes.
Tienes que asegurarte de que el texto en los marcadores de posición de tu plantilla es:
☝️Exhaustivo
✌️Etiquetado claramente
🤘Único
Único significa que debes diferenciar los marcadores de posición entre sí. De lo contrario, los datos se fusionarán incorrectamente.
He aquí un ejemplo de cómo DEBERÍAS y NO DEBERÍAS hacerlo:
✅Correcto:
[FECHA DE CREACIÓN]
[FECHA DE LA FIRMA]
❌Incorrecto:
[FECHA]
[FECHA]
❗ Importante: Todos los marcadores de posición deben ser únicos para que los datos se fusionen correctamente.
👇Así se ve la plantilla del documento:
Crear campos personalizados en Kommo
Ahora, necesitas crear un grupo de campos personalizados en la Tarjeta de Lead. Estos campos deben corresponder a los datos con los que deseas rellenar la plantilla de documento.
Los campos personalizados pueden indicar cualquier dato de tu elección, incluyendo pero no limitado a:
✏️ Tipo de documento
✏️ Número de documento
✏️ Fecha de emisión
✏️ Nombre del cliente
✏️ Acuerdo de pago
Para crear campos personalizados, ve a Leads > Abre cualquier Tarjeta de Lead > Selecciona ⚙️Configurar.
Ahora haz clic en +Agregar un grupo, y selecciona los Campos de los que se extraerán los datos.
Crear una carpeta en Google Drive para almacenar todos los documentos generados
Por último, necesitarás acceso a Google Drive para subir y almacenar tu plantilla de documento en formato Google Doc. Si aún no tienes una cuenta de Google, puedes crear una en unos pocos clics.
¿Cómo configurar el bot Generador de Documentos?
¡Ahora es el momento de utilizar la automatización de documentos en Kommo! Para ello, es necesario configurar el Bot Generador de Documentos en el constructor visual de Salesbot.👇
Paso 1: Crea un nuevo Salesbot o abre uno ya existente.
Paso 2: Haz clic en Agrega el siguiente paso, seleccionaWidget, busca Generador de documentos en la ventana Widgets y haz clic en +Instalar
Paso 3: Acepta la política de privacidad de Kommo y haz clic en +Instalar
Paso 4: Vuelve a la ventana de Widgets, busca el Generador de documentos, y haz clic en +Añadir, luego inicia sesión en tu cuenta de Google Drive.
Paso 5: Comienza a configurar tu bot eligiendo la plantilla de documento que quieres rellenar.
Paso 6: Elige la carpeta donde quieres que se guarden los documentos.
Paso 7: Selecciona un campo Kommo existente donde se almacenará el enlace del documento una vez generado.
¿Cómo sustituir los marcadores de posición por campos Kommo?
🖍️ Después de pulsar Siguiente, tendrás que identificar qué texto del documento debe sustituirse por la información de la Tarjeta de Lead.
Resalta los marcadores de posición en tu plantilla de documento y elige el campo correspondiente en Kommo para rellenarlo tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.
A continuación, pulsa Guardar.
❗ Importante: No se pueden realizar cambios en la plantilla original una vez guardado el documento. De lo contrario, tendrás que empezar este paso desde cero.
Para terminar de construir el bot, tienes que indicar el mensaje que recibirá el usuario en caso de que la generación del documento sea correcta o fallida.
Por ejemplo:
✍️ El documento se ha generado correctamente
✍️ La generación del documento ha fallado.
Si no quieres que tu bot realice ninguna otra acción, detén el bot haciendo click en Parar Salesbot y luego en Guardar y continuar.
¿Cómo generar un enlace de documento en Kommo?
Ahora, estamos a sólo unos pasos de tu primer documento generado automáticamente.👻
Una vez elegido el cliente para el que deseas generar el documento, ve a una Tarjeta de Lead y rellena los campos necesarios para la generación del documento.
Para enviar nuestro contrato a un influencer, primero tenemos que encontrarlo y ponernos en contacto con él. Kommo es un lugar perfecto si quieres comunicarte y gestionar influencers.
Ve a la Tarjeta de Lead del influencer y rellena los campos necesarios para la generación de documentos. Esto se puede hacer mientras estás contactando o hablando con los influencers. En Kommo, puedes contactar con influencers a través de WhatsApp, Instagram o Facebook Messenger. También puedes conectar integraciones VoIP para llamar a tus influencers directamente desde Kommo.
Una vez que hayas terminado de recopilar la información, en el cuadro de chat escribe / (barra) y, a continuación, en la categoría Salesbot, selecciona la opción Generación de documentos PDF / Google Docs, en función del formato que hayas elegido para almacenarlo.
A continuación, pulsa Ejecutar.🏃♂️
El enlace se generará automáticamente en el campo personalizado que hayas seleccionado durante la configuración.
⚠️ Ten en cuenta que esta es la única manera de generar el documento en Kommo.
Asegúrate de Visitar el enlace para comprobar si el documento se ha generado correctamente antes de enviarlo.
Para enviar el documento a tu cliente, simplemente copia y pega el enlace al cuadro de chat y envíalo por correo electrónico o tu plataforma de mensajería preferida directamente desde la Tarjeta de Lead sin salir de Kommo. 💬
❗ Importante: Aunque todos los usuarios pueden eliminar el documento, sólo el usuario que lo creó puede editarlo.
La automatización de documentos en resumen
Un generador de PDF y Google Docs para la automatización de documentos es imprescindible para cualquier empresa de éxito que quiera crecer aún más. Ayuda a acelerar los procesos de venta, reducir costes, ofrecer un mejor servicio al cliente y mucho más.😎.
Sin embargo, al igual que otras herramientas de IA, el bot generador de documentos no pretende sustituir a los humanos, sino liberarlos de tediosas tareas rutinarias, permitiéndoles centrarse en trabajos de alto valor que sólo los humanos pueden hacer.
Abre una cuenta gratuita en Kommo hoy mismo y prueba tú mismo nuestro bot generador de documentos.
Y recuerda, si aún tienes preguntas, nuestro equipo estará encantado de ayudarte. 🙋♀️
💬 Chatea con nosotros aquí en la web o dentro de tu cuenta
👩💻Accede a tu cuenta de Kommo
🤓Reserva una sesión de demostración gratuita con el equipo
🤝 Encuentra un socio que lo haga por ti, para que puedas relajarte y enfocarte solo en los beneficios
🎥 Visita nuestro Canal de Youtube
🚀 Aprovecha el bot generador de documentos con Kommo
✅Con Kommo puedes aumentar tus ventas utilizando funciones pioneras basadas en mensajería. Automatiza tus procesos de ventas y marketing y crea clientes leales.
