Como B_Entertained Djs e mais aumentaram a velocidade de resposta em 50%

Entrevista com Stacy Sheldon, gerente de projetos da B_Entertained DJs and More

Fundado em 1999, o B_Entertained DJs e mais foi relançado em 2012 por Mike Burchard. A equipe leva o “e mais” em seu nome muito a sério, esforçando-se para fazer o possível para oferecer experiências excepcionais. Eles organizam tudo, desde recepções de casamento, festas corporativas, mitzvahs e eventos comunitários, organizados por organizações como a American Cancer Society. Para B_Entertained, o Kommo não é apenas para equipes de vendas, é também um ótimo CRM para planejadores de eventos.

_B_Entertained DJs and More

Stacy Sheldon usa muitos chapéus de gerente de projetos, gerente de escritório e atendimento ao cliente. Mas antes de ela embarcar e apresentar o Kommo, o proprietário de B_Entertained, Mike, estava lidando com tudo sozinho.

“Ele estava sobrecarregado, estressado e sem sono”, explica ela. “Ao lidar com o trabalho de gerenciamento de escritório, reservas e vendas sem parar todos os dias, Mike costumava deixar dinheiro na mesa porque era impossível acompanhar os acompanhamentos de uma só vez”.

Mas isso não é tudo. O verdadeiro choque para Stacy: “Levava mais de 6 horas para responder a um cliente, e os leads costumavam se perder”.

Por causa da velocidade de resposta atrasada, também era mais difícil trabalhar com os leads aos quais estavam conectados. “Os clientes seguiram em frente, hoje em dia todo mundo quer tudo imediatamente”, diz ela, “isso estava realmente se tornando o sofrimento crescente dos negócios”.

Manter o acompanhamento apenas em termos de volume e responder aos clientes mais rapidamente foi o maior desafio que a empresa teve que superar.

Três anos atrás, quando Stacy foi trazida para a equipe, ela começou a analisar toda a configuração da empresa, descobrindo o que eles poderiam fazer para implementar a estrutura e melhorar seus acompanhamentos. Para que sua empresa seja competitiva, ela percebeu: “você precisa ser o primeiro a chegar”.

Stacy começou a procurar um CRM para planejadores de eventos que também fosse bom para pequenas empresas. Na verdade, levou um ano inteiro para ler resenhas, recomendações, assistir vídeos e experimentar testes gratuitos.

“Foram muitas, muitas e muitas e muitas pesquisas”, diz ela, “Levou mais de um ano antes de realmente nos comprometermos com a Kommo.”

Procurando um CRM para planejadores de eventos, Stacy sabia o que precisava. Seu CRM precisava atender aos seguintes critérios:

• Customizável
• Funciona bem para pequenas empresas
• Escalável à medida que crescem, mas não é complicado ou cheio de recursos desnecessários
• Integra-se bem às ferramentas existentes
• Fornece notificações e lembretes
• Permite que a equipe automatize os processos de trabalho
• Facilmente acessível remotamente com recursos móveis
• Todas as atividades e comunicações registradas em um local central
• Registros precisos

o Kommo atendeu a todos os critérios, diz ela. O sapato se encaixava: “Vi o potencial quase imediatamente. Eu sabia que era a escolha certa depois de conferir o teste gratuito pela primeira vez”.

A Stacy começou aumentando sua presença em todos os canais de comunicação, para que pudessem encontrar clientes onde preferem conversar. Isso teve um grande efeito na experiência do cliente.

A Stacy começou por auditar sua estratégia de comunicação atual e estabelecer algumas novas regras básicas que se encaixam na marca B_Entertained:

• Seja sucinto
• Sempre tenha uma frase de chamariz
• Estar presente onde o cliente deseja
• Sem ligações a frio - as chamadas são feitas somente após uma conexão inicial em outro local
• Adicione emojis e imagens aos modelos
• Tom profissional-casual

Em seguida, Stacy entrou numa onda de construção de tubulações. Cada empresa é diferente, portanto, para B_Entertained, fazia sentido criar funis com base em suas diversas fontes de leads.

“Dependendo do funil (na nossa fonte de leads), Stacy explica,“ algumas das automações, gatilhos e modelos podem diferir um pouco e podem exigir uma abordagem diferente de vendas / acompanhamento”.

Aqui está uma rápida visão geral do objetivo de cada um:

1. O funil de teste é usado para desenvolver e testar automações e outros recursos antes de entrar em operação
2. O funil de marketing concentra-se nos leads do FB Lead Ads, Messenger, Instagram Direct
3. O funil do site concentra-se nos leads criados a partir do formulário da web e do botão de engajamento
4. O funil diretoconcentra-se nos leads de telefonemas e RingCentral SMS
5. O funil de divulgação se concentra nos leads criados a partir de projetos de divulgação e listas de mercadoalvo, como escolas em um distrito específico
6. O funil da exposição / noivas concentra-se nos leads das inscrições em estandes e nas listas de registro de exposições
7. O canal de referências / rede concentra-se nos leads de eventos e grupos de rede, bem como nos encaminhados por clientes e parceiros
8. Os 6 funis de geração de leads pagos focam em uma fonte externa específica onde os leads podem encontrar B_Entertained, incluindo: Bark, Eventective, Bash, WeddingWire, Thumbtack e The Knot

Para facilitar o fluxo de trabalho e poder acompanhar os clientes mais rapidamente, Stacy e Mike automatizaram o seguinte:

Tarefas

Eles têm muitos tipos de tarefas diferentes, programados para garantir que todos os leads recebam uma resposta, incluindo revisão, acompanhamento, resposta necessária, texto, email e telefonema.

Mudanças na etapa do funil de vendas

Sempre que uma resposta, fatura ou chamada é recebida, o lead é movido automaticamente para a próxima etapa.

Robô de vendas

Quando for a hora certa, o Robô de vendas está configurado para assumir e gerenciar a comunicação.

QuickBooks

Este aplicativo é usado para gerenciar todas as faturas online.

Google Analytics

Todas as informações sobre o lead que chega à etapa de Venda Ganha automaticamente no Google Analytics.

Mailchimp

Todas as informações sobre o lead que chega à etapa de venda ganha são automaticamente enviadas para o Mailchimp.

Stacy destaca que o Kommo é um ótimo CRM para planejadores de eventos. Ela explica que receber lembretes e agendar coisas aumentou a eficiência do trabalho. Também foi importante para ela ver tudo à sua frente:

“Agora temos a imagem real, uma visão de como é o nosso ciclo de vendas. Temos muito mais dados. Podemos analisar e receber esse feedback imediatamente. É muito, muito útil. Eu sou uma pessoa muito visual. Então, eu amo os layouts. É muito claro e fácil ver o que está acontecendo e encontrar informações”.

Hoje, não é surpresa que a taxa de resposta seja muito mais rápida. Eles reduziram um tempo médio de resposta de 6 horas a 3 horas.

O próximo objetivo de Stacy? Responder dentro de uma hora automatizando ainda mais o Robô de vendas.

Mas não se trata apenas do que eles estão fazendo agora - Stacy também está entusiasmada com o modo como o Kommo ajudará a B_Entertained a crescer no futuro.

“Todo dia que uso o Kommo, aprendo algo novo e fico impressionada”, diz ela, “depois do primeiro dia, quando eu estava fazendo o teste gratuito, olhando a configuração e o que poderíamos fazer, eu sou como “OMG, há muito potencial aqui.” Isso vai nos ajudar a fazer coisas que nem pensávamos”.

“Então isso realmente inspira mais idéias de como podemos nos conectar com os clientes de diferentes maneiras” Stacy continua: “Como podemos comercializá-los de diferentes maneiras. Como podemos integrar todo o nosso sistema para que possamos trabalhar com eficiência, obter esse feedback e ter essa conexão. Eu amo isso. Tem sido muito bom. Isso está fazendo uma enorme diferença para todos nós como equipe”.

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