Como fazer uma gestão de equipe com a jornada de trabalho flexível?

Ao longo dos últimos anos, o mercado tem passado por diversas transformações que afetam diretamente a relação das empresas com seus colaboradores.

Uma delas tem a ver com a necessidade de oferecer mais confiança ao trabalhador com o objetivo de tornar suas tarefas mais leves e, consequentemente, sua atuação mais produtiva, o que é muito interessante para a empresa.

O trabalho flexível surge como uma dessas demonstrações de confiança e de melhoria na relação trabalhista. Principalmente após a necessidade da adoção do home office, com a pandemia da covid-19, até mesmo por empresas que jamais pensaram em adotar esse formato.

Trata-se de um modelo de gestão que oferece mais liberdade e autonomia ao funcionário, de modo que ele estabeleça o seu horário de trabalho e consiga conciliar suas tarefas profissionais às necessidades pessoais do dia a dia.

A ideia é que ele foque na produtividade das tarefas entregues. Assim, podendo definir seu próprio horário e intervalos, ele conseguirá concluir tudo o que precisa, ao longo do dia, e até analisar qual é seu período mais produtivo.

Dessa forma, diversos benefícios da jornada flexível podem ser observados, dentre eles:

• Cumprimento do horário de trabalho, acordado com a chefia ou escolhido pelo empregado, sem gerar prejuízos para a rotina da empresa e as entregas diárias; 🕓
• Possibilidade de que o empregado organize melhor sua rotina, conciliando tarefas profissionais e pessoais; 📋
• Maior engajamento entre empresa e colaborador, que criam uma relação mais próxima e de confiança mútua; 💞
• Redução considerável de dados como atrasos, faltas e turnover; 📉
• Aumento da produtividade, já que o funcionário se organiza dentro do seu horário, conciliando suas demandas e necessidades; 💎
• Redução do índice de horas extras, já que há tendência de um melhor aproveitamento da jornada; ⏳
• Criação e fortalecimento de uma cultura organizacional de responsabilidade e comprometimento com o trabalho, já que se cria uma liberdade, entregando ao colaborador a missão de cuidar de sua jornada e tarefas. 💪

Para que essa rotina ocorra da melhor maneira possível é muito importante que ambas as partes estejam atentas às questões legais que envolvem essa relação de flexibilidade.

Não existem na Consolidação das Leis Trabalhistas - CLT regras ou direcionamentos que tratem, especificamente, da jornada flexível de trabalho.

O que há a respeito desse assunto encontra-se no Artigo 58 da CLT que diz que “a duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.” A orientação também determina que o tempo trabalhado ao longo da semana deve ser de, no máximo, 44h.

No Artigo 59, a legislação trabalhista diz também que as jornadas de trabalho podem ser acrescidas de até duas horas extras, por dia. No entanto, em relação à questão financeira, essas horas devem valer, no mínimo, 50% a mais do que as horas normais trabalhadas.

Com base nessas diretrizes, as empresas podem praticar o trabalho flexível, desde que acertado diretamente com o colaborador ou oficializado um entendimento por meio de convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho, para que sejam definidas as regras do formato.

Como já deu para perceber, a ideia do trabalho flexível é propiciar uma relação cada vez mais de parceria e menos cobranças entre empresa e empregado.

No entanto, isso não quer dizer que a empresa possa deixar de realizar seus controles e acompanhar de perto a rotina das equipes.

É muito importante que o trabalho flexível não seja confundido com falta de controle, o que pode gerar prejuízos grandes para a empresa e até mesmo para o funcionário.

Para que isso não ocorra, é fundamental contar com a ajuda das tecnologias, por meio de ferramentas, softwares e aplicativos, que tornam essa gestão de equipes ainda mais eficiente.

O home office tem provado que, com esse auxílio, é possível que as atividades transcorram na normalidade, sem atrasos nas entregas.

Veja, abaixo, alguns exemplos de tecnologias que são indispensáveis nesse contexto:

Liderar equipes à distância ou que estão atuando em horários distintos não precisa ser uma missão difícil, principalmente porque hoje existem ferramentas, como é o caso do Trello e do Asana.

Com versões para o desktop e aplicativo de celular, eles funcionam como organizadores de tarefas e possuem um layout que permite que sejam inseridas as tarefas e, assim, todos da equipe podem acompanhar seu status, como feito, em andamento, para correção ou concluído.

Além disso, elas permitem estabelecer prazo, com data e horário de entrega, o que facilita muito o trabalho dos gestores para visualizar de forma ágil o planejamento e, se for o caso, cobrar retornos.

Outra ferramenta que tem sido muito utilizada, especialmente devido à pandemia da Covid-19, as videochamadas ou videoconferências foram feitas para encurtar distâncias e facilitar a comunicação.

Atualmente, o Zoom e o Google Meet têm sido as mais utilizadas. Elas permitem criar salas de reuniões online e convidar pessoas para participarem, possibilitando funções como chat e compartilhamento de apresentações.

Como já mencionado, o trabalho flexível não quer dizer falta de controle. E um dos processos mais importantes nos dias de hoje para as empresas diz respeito ao controle de jornada de trabalho.

Com a tecnologia, essa rotina ficou ainda mais fácil e tranquila de ser conduzida. Hoje, por meio de um aplicativo, instalado no smartphone ou tablet do funcionário, ele consegue registrar o seu ponto, sem que para isso esteja presente na empresa.

Além disso, no que se refere a jornadas diferenciadas, por se tratar de um controle de ponto digital, é fácil cadastrar e alterar as entradas, saídas e intervalos de cada funcionário, sem que levar horas de trabalho manual.

A ferramenta possui ainda uma funcionalidade chamada check-in de atividades, que calcula a razão entre o tempo de trabalho e as entregas realizadas, expondo possíveis funcionários sobrecarregados ou experienciando dificuldades em cumprir suas responsabilidades em tempo hábil.

Contando com o controle de ponto online, ainda é possível acessar relatórios em tempo real, que fornecem informações atualizadas sobre faltas, atrasos e banco de horas, permitindo uma gestão ainda mais completa e ágil.

Trocar documentos, imagens, áudios e vídeos deixou de ser um problema, depois que surgiu o armazenamento em nuvem.

Com ele, é possível acessar e disponibilizar arquivos sem que para isso seja necessário lotar as caixas de e-mail ou carregar diversos dispositivos móveis, como pen-drives.

O Google Drive, um dos mais conhecidos, permite a troca de arquivos e disponibiliza versões gratuitas, com espaço limitado, ou pagas, dependendo das necessidades das empresas.

É possível, ainda, que duas ou mais pessoas, com permissão para acessar o arquivo, possam editar e comentar um documento, realizando alterações em tempo real, o que facilita ainda mais a aprovação de textos e planilhas, por exemplo.

Adotar o trabalho flexível é muito importante para os negócios que querem atrair e reter bons talentos e se destacar no mercado. Mas, para isso, é preciso planejamento e contar sempre com o uso da tecnologia, que favorece esses modelos flexíveis.

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