10 melhores ferramentas de workflow: como escolher a melhor

Ferramentas de workflow, também conhecidas como ferramentas de fluxo de trabalho, foram criadas para tornar seus processos empresariais mais rápidos e eficientes por meio da automação. Pense nelas como seu assistente 24/7, pronto para lidar com tarefas repetitivas e redundantes.

Um workflow é viabilizado pela organização de recursos em processos que entregam serviços ou processam informações dentro de uma equipe. As ferramentas de workflow são projetadas para oferecer uma maneira sistemática de melhorar a produtividade do seu negócio, dividindo atividades em subtarefas menores e atribuindo essas tarefas ao usuário responsável da sua equipe.

Pesquisas mostram que 94% das empresas realizam tarefas repetitivas e demoradas. Com o uso de ferramentas de fluxo de trabalho, a produtividade de trabalhadores qualificados aumentou em 90% e a eficiência geral em 66%.

Aqui estão mais razões para adicionar tais ferramentas ao seu processo empresarial. 👇

As ferramentas de fluxo de trabalho organizam e gerenciam procedimentos repetitivos, garantindo que todos os processos sejam otimizados e consistentes. Isso reduz o tempo gasto em atividades manuais e diminui a probabilidade de erros.

Com uma ferramenta de workflow, sua equipe conta com uma plataforma única para colaborar, compartilhar atualizações e monitorar o progresso em tempo real. Isso aprimora a comunicação e a coordenação entre os membros da equipe.

Ao atribuir tarefas em uma ferramenta de fluxo de trabalho, é possível rastrear quem é responsável por cada atividade. Você pode visualizar facilmente o status das tarefas, garantindo um melhor acompanhamento do progresso ou conclusão. Isso aumenta a responsabilidade e a transparência, ajudando a manter tudo dentro do cronograma.

As funções de automação das ferramentas eliminam a necessidade de intervenção manual, permitindo que sua equipe foque em tarefas mais estratégicas. Isso melhora a produtividade e a eficiência como um todo.

Tome decisões mais rápidas e assertivas tendo todas as informações relevantes em um só lugar. Muitas ferramentas de trabalho oferecem recursos de análise e relatórios que proporcionam insights sobre desempenho e progresso.

Ao escolher uma workflow tool para o seu negócio, é essencial garantir que ela atenda às suas necessidades com os recursos certos. Vamos conferir quais são esses recursos. 👇

Uma boa ferramenta de workflow permite atribuir tarefas a membros específicos da equipe e acompanhar seu progresso até a conclusão.

Tarefas repetitivas e redundantes podem consumir muito tempo. Sua ferramenta deve permitir a configuração de regras e gatilhos para automatizar esses processos.

As empresas utilizam diversas ferramentas em seus processos de trabalho. Sua ferramenta deve se integrar perfeitamente aos softwares e sistemas que você já utiliza.

Cada negócio tem suas particularidades, e sua ferramenta de fluxo de trabalho deve permitir a personalização dos fluxos para atender aos seus processos específicos.

Sua ferramenta deve gerar relatórios detalhados sobre tarefas e o progresso dos projetos dentro da sua equipe. Esses relatórios ajudam a obter insights sobre produtividade, eficiência e desempenho.

Definir lembretes para prazos próximos ou tarefas atrasadas é fundamental. Os membros da sua equipe devem receber notificações sobre atualizações de tarefas, comentários ou mudanças de status em tempo real.

Usar sua ferramenta por meio de um aplicativo móvel permite que você acompanhe as mudanças no fluxo de trabalho onde quer que esteja. Isso garante que todos estejam cientes de qualquer atualização em tempo real.

Maximizar a produtividade é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Seja você de uma empresa pequena ou grande, simplificar seus fluxos de trabalho pode economizar tempo, reduzir o estresse e aumentar a eficiência.

Você pode descobrir que uma ferramenta se adapta melhor, dependendo do tipo de seu negócio. Aqui estão as 10 melhores ferramentas de workflow para ajudar a aumentar a produtividade e impulsionar o crescimento da sua empresa. 🤭

Kommo é uma ferramenta que otimiza os processos empresariais. Ela permite que os usuários colaborem em uma única plataforma, eliminando a navegação confusa entre diversos aplicativos. A Kommo possui um sistema de gerenciamento que rastreia o status de todas as ações dos funcionários. Isso permite organizar sua equipe de forma mais eficiente, estabelecendo metas claras e monitorando o sucesso.

Principais recursos

• Automação inteligente: É possível automatizar tarefas como gerenciamento de leads, anotação de informações e acompanhamentos, liberando tempo para outras atividades.
• Kommo IA: A Kommo oferece recursos de IA para ajudar a se comunicar com sua equipe de forma mais rápida e eficaz.

• Relatórios e Análises: A Kommo permite acessar análises para acompanhar o desempenho da equipe, manter-se informado sobre as responsabilidades do time e aprimorar suas estratégias de marketing.
• Integração Sem Costura: A Kommo integra-se facilmente com plataformas populares de mídia social e outras ferramentas de gerenciamento, aprimorando o fluxo de trabalho.
• Gerenciamento de Tarefas: A Kommo permite atribuir tarefas a membros específicos da equipe, acompanhar seu progresso e gerenciar o acesso de cada um.
• Workflow Personalizável: Adapte seu fluxo de trabalho para processos específicos e personalize-o de acordo com sua marca.
• Configuração Intuitiva: A Kommo possui uma interface intuitiva e fácil de usar. O processo de configuração é rápido e simples, com suporte gratuito para ajudá-lo a começar.
• Planos Escaláveis: Seja uma equipe pequena ou uma grande empresa, a Kommo cresce junto com o seu negócio.

• Chat com clientes e membros da equipe em uma única plataforma: A Kommo centraliza a comunicação com seus clientes e membros da equipe em um único lugar, evitando a troca constante de aplicativos para interagir.
• Chatbot sem código: A Kommo oferece um chatbot 24/7 sem necessidade de codificação, que permite enviar mensagens internas para membros da equipe, acelerando todas as interações.
• Acesso móvel: a Kommo está disponível para iOS e Android, permitindo que você continue trabalhando enquanto está em movimento.
• Dashboard intuitivo: O painel da Kommo permite visualizar os processos de negócios de forma clara, mostrando o progresso de seus membros da equipe tanto de forma individual quanto coletiva.
• Excelente suporte ao cliente: A Kommo oferece um time de suporte altamente eficiente que responde rapidamente às suas dúvidas.
• Diversas integrações: A Kommo oferece integrações sem costura com diversos softwares, como Google Workspace, Zoom, entre outros, de acordo com o foco do seu negócio.
• Comunicação em tempo real: A Kommo facilita o envio de mensagens instantâneas entre membros da equipe, acelerando a tomada de decisões e a colaboração.

• Recursos avançados limitados no plano básico: Alguns recursos avançados estão disponíveis apenas em planos de nível superior.
• Curva de aprendizado para personalização: A configuração inicial para integrações personalizadas pode ser complexa para iniciantes.

• Plano Básico: $15 por usuário/mês. Ideal para pequenas empresas, cobrindo todas as funcionalidades essenciais.
• Plano Avançado: $25 por usuário/mês. Adiciona mais recursos de automação para equipes em crescimento.
• Plano Empresarial: $45 por usuário/mês. Oferece recursos avançados e personalização para empresas maiores.

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos versátil que utiliza quadros, listas e cartões para organizar tarefas e facilitar a colaboração com a equipe. A abordagem visual do Trello torna simples acompanhar o progresso, atribuir tarefas e manter os fluxos de trabalho organizados, garantindo que nada seja esquecido.

• Gestão visual de tarefas: O Trello utiliza quadros, listas e cartões para gerenciar tarefas de forma visual, facilitando a visualização do que precisa ser feito.
• Interface de arrastar e soltar: Sua interface intuitiva permite que os usuários movam tarefas entre listas facilmente, simulando um quadro físico.
• Integração com diversos aplicativos: O Trello se integra a várias outras ferramentas, como Slack, Google Drive e Jira, ampliando suas funcionalidades.

• Fácil de usar e intuitivo: A interface simples do Trello facilita o início de novos usuários.
• Ótimo para aprendizes visuais: O layout visual ajuda os usuários a acompanhar o progresso e gerenciar tarefas de forma eficaz.
• Versão gratuita: O Trello oferece um plano gratuito robusto com muitos recursos essenciais.

• Recursos limitados para gerenciamento de projetos complexos: O Trello pode não oferecer recursos avançados necessários para projetos mais elaborados.
• Pode ficar desorganizado em projetos grandes: Gerenciar projetos grandes pode resultar em quadros desordenados, dificultando o acompanhamento das tarefas.

• Plano gratuito: Para indivíduos e organizações simples de projetos.
• Plano Standard: $5/usuário/mês para pequenas equipes gerenciarem o trabalho.
• Plano Premium: $10/usuário/mês, inclui quadros, cronogramas e calendário.
• Plano Enterprise: $17/usuário/mês, oferece mais segurança e controles.

Asana é uma ferramenta de fluxo de trabalho poderosa, projetada para ajudar equipes a gerenciar projetos e tarefas de maneira eficiente. Ela mantém todos na mesma página, com atribuições claras de tarefas e prazos, reduzindo a confusão e aumentando a responsabilidade.

• Atribuição e acompanhamento de tarefas: O Asana permite atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar seu progresso com facilidade.
• Cronogramas de projetos: A funcionalidade de cronograma ajuda a visualizar os calendários de projetos e dependências.
• Regras de automação: Crie regras de automação para agilizar tarefas e fluxos de trabalho repetitivos.

• Recursos abrangentes de gerenciamento de projetos: O Asana oferece uma ampla gama de ferramentas para gerenciar projetos de qualquer tamanho.
• Altamente personalizável: Os usuários podem adaptar o Asana para atender às necessidades específicas de seus fluxos de trabalho.
• Integração com outras ferramentas: O Asana se conecta facilmente a vários aplicativos populares, potencializando a produtividade.

• Curva de aprendizado mais acentuada para novos usuários: Devido às suas funcionalidades extensas, novos usuários podem achar o Asana inicialmente desafiador.
• Excesso de recursos pode sobrecarregar: Muitas funcionalidades podem ser desnecessárias para projetos mais simples, levando a uma possível complicação excessiva.

• Plano Pessoal: Gratuito para equipes pequenas.
• Plano Starter: $10,99/usuário/mês para equipes em crescimento com fluxos de trabalho automatizados.
• Plano Avançado: $24,99/usuário/mês.

Monday.com é uma ferramenta de gerenciamento de fluxos de trabalho que ajuda as equipes a conduzirem seus projetos e processos com confiança. Sua flexibilidade e recursos de automação permitem personalizar os fluxos de trabalho de acordo com as necessidades específicas, aumentando a eficiência para um gerenciamento de projetos mais fácil.

• Fluxos de trabalho personalizáveis: o Monday.com permite que você crie fluxos de trabalho que se alinhem aos processos e necessidades exclusivos do seu negócio.
• Acompanhamento visual do projeto: utilize ferramentas como gráficos de Gantt e quadros Kanban para obter uma visão geral clara e visual do andamento do projeto.
• Recursos de automação: simplifique tarefas e processos repetitivos, economizando tempo e reduzindo erros humanos ao automatizar fluxos de trabalho comuns.

• Altamente visual e personalizável: O Monday.com oferece uma interface visual intuitiva que ajuda as equipes a acompanhar facilmente o status dos projetos e personalizar fluxos de trabalho para atender às necessidades específicas.
• Fácil de usar: A plataforma é projetada para ser amigável ao usuário, tornando simples para equipes de todos os níveis de habilidade começarem sem uma curva de aprendizado acentuada.
• Excelente suporte ao cliente: Com uma reputação de ser responsivo e útil, o Monday.com garante que os usuários tenham a assistência necessária para solucionar problemas ou otimizar a experiência.

• Pode ser caro para equipes menores: O custo pode ser elevado, especialmente para pequenas equipes ou startups, tornando difícil para elas justificarem o investimento.
• Alguns recursos avançados exigem planos mais caros: O acesso a funcionalidades mais avançadas está restrito aos planos mais caros, o que pode limitar o uso de algumas ferramentas essenciais para equipes que não podem pagar por esses planos.

• Plano Gratuito: Acesso para 2 usuários.
• Plano Básico: $9/usuário/mês, ideal para gerenciar seu negócio em crescimento em um único lugar.
• Plano Padrão: $12/usuário/mês, com acesso a integrações e automações.
• Plano Pro: $19/usuário/mês, para otimizar fluxos de trabalho complexos e automação.
• Plano Enterprise: Preço personalizado, adaptado para grandes empresas com necessidades específicas.

Zapier é uma ferramenta de automação de fluxos de trabalho que conecta seus aplicativos favoritos e automatiza processos, permitindo que você foque em tarefas mais importantes. Com o Zapier, você economiza tempo e reduz a possibilidade de erros ao automatizar operações repetitivas, liberando sua equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas e produtivas.

• Automatizações fáceis de criar: O Zapier permite que os usuários configurem automações simples entre aplicativos, sem a necessidade de habilidades em programação.
• Suporte a milhares de aplicativos: O Zapier conecta-se com uma vasta gama de aplicativos, tornando-o extremamente versátil.
• Fluxos de trabalho personalizáveis: Os usuários podem personalizar os fluxos de trabalho para automatizar tarefas repetitivas, economizando tempo e esforço.

• Economiza tempo automatizando tarefas repetitivas: O Zapier automatiza tarefas monótonas, permitindo que você se concentre em trabalhos mais importantes.
• Interface amigável: Sua interface é intuitiva e fácil de navegar, mesmo para iniciantes.
• Ampla gama de integrações de aplicativos: Conecta-se com diversos aplicativos, aprimorando a produtividade geral.

• Pode se tornar caro com uso elevado: O custo pode aumentar rapidamente se você precisar de muitos Zaps.
• Alguns fluxos de trabalho complexos exigem conhecimento técnico: Automatizações simples são fáceis, mas fluxos de trabalho mais complexos podem exigir entendimento técnico.

• Plano Gratuito: Automatize fluxos de trabalho básicos com 100 tarefas gratuitamente.
• Plano Profissional: $19,99/mês, automação avançada para indivíduos.
• Plano para Equipe: $69/mês, obtenha espaço de trabalho compartilhado e usuários ilimitados.
• Plano Enterprise: Contate as vendas.

ClickUp é uma ferramenta de workflow tudo-em-um que permite que as equipes gerenciem tarefas, projetos e fluxos de trabalho. Seus recursos extensivos e opções de personalização ajudam a agilizar fluxos de trabalho, otimizar operações e aumentar a eficiência.

• Visões de tarefas personalizáveis: Este recurso oferece várias visualizações (lista, quadro, calendário, Gantt) para gerenciar tarefas e projetos.
• Rastreamento de tempo: O rastreamento integrado ajuda a monitorar o tempo gasto em tarefas e projetos.
• Capacidades de automação: Automatize tarefas e processos repetitivos para economizar tempo e reduzir erros.

• Recursos abrangentes: O ClickUp oferece muitos recursos, tornando-se uma ferramenta de produtividade tudo-em-um.
• Altamente personalizável: Os usuários podem ajustar a plataforma de acordo com suas necessidades e preferências.
• Preços acessíveis: O ClickUp oferece um excelente custo-benefício a um preço competitivo.

• Pode sobrecarregar novos usuários: A abundância de recursos pode intimidar.
• Alguns recursos podem ter falhas: Bugs ocasionais podem afetar a experiência do usuário.

• Gratuito: Para uso pessoal.
• Plano Ilimitado: $7/usuário/mês, gráficos Gantt ilimitados e campos personalizados.
• Plano Empresarial: $12/usuário/mês para equipes de médio porte com automação avançada.
• Plano Enterprise: Preço personalizado.

Airtable é uma ferramenta de banco de dados flexível que combina a simplicidade de uma planilha com o poder de um banco de dados. Ele permite criar bancos de dados personalizados para atender às suas necessidades, melhorando o gerenciamento de dados e o acompanhamento de projetos.

• Tabelas personalizáveis: O Airtable permite criar tabelas personalizadas conforme as necessidades do seu projeto.
• Vistas para diferentes representações de dados: Oferece diversas visualizações (grade, calendário, Kanban, galeria) para facilitar a visualização e interpretação dos dados.
• Integração com diversos aplicativos: Conecta-se a vários apps, ampliando a funcionalidade e versatilidade da plataforma.

• Altamente personalizável e flexível: Adapte o Airtable para atender às suas necessidades específicas de gerenciamento de dados e fluxo de trabalho.
• Interface fácil de usar: Intuitivo e simples, mesmo para aqueles com habilidades técnicas limitadas.
• Recursos poderosos de colaboração: Facilita a colaboração com acesso compartilhado e atualizações em tempo real entre equipes.

• Pode ser caro para recursos avançados: O custo pode aumentar significativamente se você precisar de recursos avançados e limites de uso maiores.
• Funcionalidade limitada na versão gratuita: O plano gratuito é bastante limitado em comparação com as versões pagas.

• Plano gratuito: Para indivíduos ou pequenas equipes iniciando.
• Plano Team: $20/licença/mês, integrações ilimitadas, armazenamento e acesso ao painel.
• Plano Business: $45/licença/mês para equipes de médio a grande porte. Inclui recursos avançados de automação.
• Escala Enterprise: Preço personalizado.

Evernote é um aplicativo de anotações que ajuda a organizar seus pensamentos, ideias e tarefas em um único lugar. Ele garante que você possa capturar e acessar informações importantes de qualquer lugar, a qualquer hora, ajudando a manter-se organizado e no controle das suas tarefas.

• Anotações e organização: O Evernote permite fazer anotações e organizá-las de forma eficiente, mantendo todas as suas informações em um único lugar.
• Digitalização de documentos: Digitalize e armazene documentos físicos para facilitar o acesso e a organização.
• Sincronização entre dispositivos: Essa funcionalidade sincroniza suas anotações em todos os seus dispositivos, garantindo acesso a qualquer momento e em qualquer lugar.

• Perfeito para organizar anotações e ideias: Ele ajuda a manter pensamentos e informações organizados e facilmente acessados.
• Compatibilidade Cross-platform: Disponível em múltiplas plataformas, fazendo-o versátil e acessível.
• Função de busca poderosa: Rapidamente encontra notas e informações com a robusta ferramenta de busca.

• A versão gratuita tem recursos limitados: O plano gratuito é bastante restrito em comparação com as versões premium.
• Os planos premium podem ser caros: Os planos premium podem ser caros, especialmente para usuários individuais.

• Plano gratuito: Uso limitado para capturar e encontrar ideias.
• Plano Pessoal: $10,83/mês, acesso a dispositivos conectados ilimitados e mais armazenamento.
• Plano Profissional: $14,17/mês, acesso à edição com IA e busca impulsionada por IA.
• Plano para Equipes: $20,83/usuário/mês, obtenha administração centralizada de contas e gerenciamento de usuários.

Google Workspace (anteriormente G Suite) é um conjunto de aplicativos de produtividade e colaboração que inclui Gmail, Google Docs, Drive e muito mais. Ele permite uma colaboração e comunicação contínuas, permitindo que sua equipe opere de forma eficiente de qualquer lugar.

• Colaboração em tempo real: Ferramentas do Google Workspace, como Docs, Sheets e Slides, permitem que múltiplos usuários colaborem em tempo real.
• Armazenamento em nuvem: O Google Drive oferece amplo espaço de armazenamento para seus arquivos, garantindo que estejam acessíveis de qualquer lugar.
• Integração sem interrupções: Integra-se perfeitamente com outros serviços do Google e aplicativos de terceiros.

• Excelente para colaboração: As funcionalidades de colaboração em tempo real tornam fácil para as equipes trabalharem juntas de forma eficiente.
• Fácil de usar: As ferramentas do Google Workspace são intuitivas e exigem treinamento mínimo.
• Inclui diversas ferramentas de produtividade: Oferece uma suíte completa de ferramentas para atender diversas necessidades empresariais.

• Requer conexão com a internet para a maioria das funcionalidades: As capacidades offline são limitadas, o que pode ser um inconveniente em locais com acesso à internet instável.
• Pode ser caro para equipes grandes: O custo pode aumentar rapidamente para equipes ou organizações maiores.

• Plano Business Starter: $6/usuário/mês.
• Plano Business Standard: $12/usuário/mês.
• Plano Business Plus: $18/usuário/mês.
• Plano Enterprise: Preço sob consulta.

Slack é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho que simplifica a colaboração em equipe por meio de canais, mensagens diretas e integrações. Ele ajuda a reduzir o excesso de e-mails e centraliza a comunicação da equipe, tornando a colaboração e o compartilhamento de informações mais fáceis.

• Canais organizados para diferentes tópicos: O Slack organiza a comunicação em canais, facilitando manter as discussões focadas e relevantes.
• Mensagens diretas: Permite conversas privadas entre os membros da equipe, facilitando a comunicação rápida e direta.
• Integração com outras ferramentas: O Slack se integra com uma ampla variedade de ferramentas, permitindo centralizar todo o seu trabalho em um só lugar.

• Reduz a desordem de e-mails: O Slack oferece uma plataforma de comunicação mais dinâmica que ajuda a minimizar a necessidade de longas trocas de e-mails.
• Comunicação em tempo real: Facilita a troca instantânea de mensagens, o que acelera a tomada de decisões e a colaboração.
• Opções de integração extensivas: Conecta-se com vários aplicativos para otimizar seu fluxo de trabalho e manter tudo em um só lugar.

• Pode ser distrativo com notificações constantes: A natureza em tempo real do Slack pode ser distrativa se as notificações não forem gerenciadas adequadamente.
• Recursos limitados na versão gratuita: A versão gratuita do Slack tem limitações em relação ao histórico de mensagens e integrações.

• Gratuito: Recursos limitados para testar o Slack com facilidade.
• Pro: $8,75/usuário/mês, histórico de mensagens ilimitado e integrações.
• Business+: $15/usuário/mês, exportação de dados para todas as mensagens.
• Enterprise Grid: Preço personalizado.

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