Como usar um bot gerador de documentos no Kommo

Vamos definir o Gerador de Documentos online primeiro. Um gerador de documentos online é uma ferramenta que gera documentos comumente usados, como faturas, contratos, cartas de oferta, formulários de pedido e muito mais, isso tudo em escala.

No Kommo, no entanto, isso é chamado de bot Gerador de Documentos. Ele pode identificar automaticamente os detalhes de qualquer cliente no banco de dados, como nome, número de contato, endereço e preço do pedido, e inseri-los diretamente nos espaços reservados no modelo de documento.

Aqui estão algumas razões pelas quais você deve considerar a implementação do bot Gerador de Documentos em sua empresa:

🏃‍♂️ Acelere o processo de geração de documentos

🤖 Minimize a entrada manual e evite erros

🤑 Reduza custos

🤩 Melhore a experiência do cliente

A geração automatizada de documentos não se limita a nenhum setor ou tipo de documento.💃

Pode ser aplicado em:

👨‍💼 Negócios B2B e B2C

👩‍💻 Empresas de TI

👨‍⚕️ Profissionais de saúde

👩‍⚖️ Serviços jurídicos e financeiros

🖥 Agências de Marketing Digital

E você pode usá-lo para gerar qualquer coisa que precisar, incluindo:

• Contratos de vendas
• Cartas de oferta
• Aprovações orçamentárias
• Reivindicações de seguro
• Inscrições de eventos
• Outras formas comumente usadas

E estes são apenas alguns exemplos de seus casos de uso. Com o bot Gerador de Documentos, o céu é o limite. 😉

O bot Gerador de Documentos online da Kommo permite automatizar o trabalho de rotina de seus gerentes ou representantes de vendas e ajudá-los a economizar horas gerando formulários comumente usados.

O bot Gerador de Documentos online funciona como parte do chatbot Kommo, ou como o chamamos, um Salesbot.

Ele transfere dados de cartões de chumbo Kommo diretamente para seus modelos de documento, criando um documento personalizado para cada cliente.

Modificadores especiais irão ajudá-lo a transferir dados, incluindo:

• Nome do lead
• Número de contato e endereço
• Preço do pedido
• Datas e mais

Há algumas coisas que você deve preparar antes de deixar a tecnologia fazer todo o trabalho para você. 😉

1. Preparar um modelo de documento
2. Crie campos personalizados no Kommo
3. Tenha acesso ao Google Drive

Preparar um modelo de documento

O modelo de documento permite que você coloque um espaço reservado para o destinatário.

Você deve certificar-se de que o texto nos espaços reservados do seu modelo é:

☝️Exaustivo

✌️Claramente rotulado

🤘Único

Único significa que você precisa diferenciar os espaços reservados um do outro. Caso contrário, os dados serão mesclados incorretamente.

Aqui está um exemplo de como você DEVE e NÃO DEVE fazer isso:

✅Correto:

[DATA DE CRIAÇÃO]

[DATA DE ASSINATURA]

❌Incorreto:

[DATA]

[DATA]

👇É assim que o modelo de documento se parece:

Crie campos personalizados no Kommo

Agora, você precisa criar um grupo de campos personalizados no cartão de lead. Esses campos devem corresponder aos dados com os quais você deseja preencher seu modelo de documento.

Os campos personalizados podem indicar quaisquer dados de sua escolha, incluindo, entre outros:

✏️ Tipo de documento

✏️ Número do documento

✏️ Data de emissão

✏️ Nome do cliente

✏️ Acordo de Pagamento

Para criar campos personalizados, vá para Leads > Abrir um cartão de lead aleatório > Selecione ⚙️Configurações, logo abaixo de Invoices/Purchases.

Agora clique em +, adicione um Novo Grupo e selecione os Campos dos quais os dados serão extraídos.

Por fim, você precisará acessar o Google Drive para fazer upload e armazenar seu modelo de documento no formato Google Doc. Se você ainda não tem uma conta do Google, pode criar uma com apenas alguns cliques.

Agora é hora de usar a automação de documentos no Kommo! Para fazer isso, você precisa configurar o bot Gerador de Documentos no construtor visual do Salesbot.👇

• Passo 1: Na aba de Chats, crie um novo Salesbot ou abra um existente
• Passo 2: Clique em Adicionar próximo passo, selecione Widget, localize o Gerador de documento na janela Widgets e clique em +Instalar
• Passo 3: Aceite a política de privacidade do Kommo e clique em +Instalar
• Passo 4: volte para a janela Widgets, localize o Gerador de documentos, clique em +Adicionar e faça login na sua conta do Google Drive

• Passo 5: Comece a configurar seu bot escolhendo o modelo de documento que deseja preencher
• Passo 6: Escolha a pasta onde deseja salvar os documentos
• Passo 7: Selecione um campo Kommo existente onde um link de documento será armazenado assim que for gerado

🖍️ Depois de clicar em Proximo, você precisará identificar qual texto do documento deve ser substituído pelas informações do cartão de cadastro.

Destaque os espaços reservados em seu modelo de documento e escolha o campo correspondente no Kommo para preenchê-lo. conforme mostrado no exemplo abaixo.👇

Em seguida, clique em Salvar.

Para finalizar a construção do bot, você deve indicar a mensagem que o usuário receberá em caso de sucesso ou falha na geração do documento.

Por exemplo:

✍️ O documento foi gerado com sucesso.

✍️ A geração do documento falhou.

Se você não quiser que seu bot execute nenhuma outra ação, clique em Parar salesbot,e, em seguida Salvar e Continuar,

Agora, estamos a apenas alguns passos do seu primeiro documento gerado automaticamente.👻

Após definir o cliente para o qual deseja gerar o documento, acesse o cartão de cadastro dele e preencha os campos obrigatórios para a geração do documento.

Para enviar nosso contrato a um influenciador, primeiro precisamos encontrá-lo e contatá-lo. Kommo é um lugar perfeito se você deseja se comunicar e gerenciar influenciadores.

Acesse o cadastro do influenciador e preencha os campos necessários para a geração do documento. Isso pode ser feito enquanto você está entrando em contato ou falando com influenciadores. No Kommo, você pode entrar em contato com nossos influenciadores via WhatsApp, Instagram ou Facebook Messenger. Você também pode conectar integrações de VoIP para ligar para seus influenciadores diretamente do Kommo.

Depois de coletar as informações, na caixa de bate-papo, digite / (barra) e, na categoria Salesbot, selecione PDF de geração de documento / Google Docs, dependendo do formato que você escolheu para armazená-lo.

Em seguida, clique em Executar.🏃‍♂️

O link será gerado automaticamente no campo Personalizado que você selecionou durante a configuração.

Certifique-se de visitar o link para verificar se o documento foi gerado corretamente antes de enviá-lo.

Para enviar o documento ao seu cliente, basta copiar e colar o link na caixa de chat e enviar por e-mail ou messenger de sua preferência direto do cartão do cadastro sem sair do Kommo. 💬

A automação de documentos é essencial para qualquer empresa de sucesso que deseja crescer ainda mais. Ajuda a acelerar os processos de vendas, reduzir custos, oferecer um melhor atendimento ao cliente e muito mais.😎

No entanto, como outras ferramentas de IA, o bot do gerador de documentos pdf e Google Docs não se destina a substituir os humanos, mas sim liberá-los de tarefas tediosas de rotina, permitindo que eles se concentrem no trabalho de alto valor que apenas os humanos podem fazer.

Inicie uma conta Kommo gratuita hoje e experimente você mesmo nosso bot Gerador de Documentos.

E lembre-se, se você ainda tiver dúvidas, nossa equipe terá prazer em ajudar. 🙋‍♀️

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