A assinatura eletrônica é um mecanismo ideal para modernizar a gestão de documentos. Ela é uma ferramenta importante no processo de transformação digital, adicionando flexibilidade e confiança para o fechamento de contratos. Entenda melhor neste artigo. O processo de Transformação Digital é um caminho para que as empresas possam se adaptar a um novo momento do mercado, mais rápido e dinâmico.
Assinatura eletrônica e seu papel na atualidade
Em algum momento da história humana, os contratos foram inventados. Essas peças essenciais para a burocracia foram estabelecidas como o modelo oficial para que negócios e parcerias fossem fechadas. É graças a um contrato - seja ele complexo ou um mero acordo entre partes - que uma relação pode obter valor jurídico, garantindo os direitos e os deveres dos envolvidos.
Nesse contexto, a assinatura opera uma função importantíssima: ela confirma a anuência ao que foi preestabelecido no acordo, servindo como marca única de um indivíduo que decide, consensualmente, firmar uma relação, seja ela entre pessoas físicas ou jurídicas, sendo que no segundo caso, a pessoa representa a decisão de uma organização.
Assinatura eletrônica e contratos
Todo mundo já assinou um contrato. No entanto, com a velocidade em que a tecnologia tomou os processos cotidianos em todas as esferas sociais, o modelo de assinatura com papel e caneta tornou-se moroso e uma pedra no sapato para empresas que precisam fechar parcerias rapidamente e, muitas vezes, ligando Estados e Países distantes.
Além de exigir a presença física das pessoas e de demandar deslocamentos dispendiosos, a assinatura tradicional pode ser alvo fácil de fraudes e de problemas técnicos comuns à instabilidade da caligrafia. A base em papel também não é a mais segura e um simples extravio de contratos ou perda de documentos pode botar tudo a perder.
💥 A assinatura eletrônica surge como um modelo moderno para assinar documentos digitalmente.
Isso significa que o signatário não precisa autenticar a assinatura com sua presença física a cada novo documento assinado, mas apenas uma vez, formalizando um modo seguro de assinar contratos e acordos.
Nesse sentido, a assinatura eletrônica adiciona velocidade aos processos burocráticos, mas também segurança, já que os mecanismos são protegidos por senhas e verificados com dispositivos pessoais da pessoa, como:
- Seu número de celular 📞
- E-mail. 📧
Essa informação contraria a visão de que a assinatura eletrônica seria menos segura ou válida juridicamente do que assinatura em papel. Na verdade, ela chega a ser mais confiável, já que ferramentas autênticas de assinatura eletrônica costumam utilizar múltiplos pontos de autenticação que garantem que o signatário é realmente a pessoa que diz ser.
A assinatura eletrônica é válida juridicamente?
Todas essas facilidades da Assinatura Eletrônica seriam incríveis mas pouco eficientes caso a metodologia não fosse reconhecida por lei.
A boa notícia é que ela é regulada pela MP 2.200-2/2001 e possui validade jurídica há mais de 20 anos. Essa regulamentação foi o ponto inicial de um amadurecimento gradual da relação entre legislação e evolução tecnológica. Vemos, por exemplo, que em 2020, a lei 14.063 complementou o assunto das assinaturas eletrônicas ao classificá-las em três tipos:
- Assinatura eletrônica simples - que possibilita identificar o signatário e compartilha seus dados para verificação da autenticidade do contrato.
- Assinatura eletrônica avançada - neste caso, a assinatura não utiliza certificados da ICP-Brasil e está associada ao signatário de maneira consolidada.
- Assinatura eletrônica qualificada - utiliza certificado digital.
De modo geral, é possível garantir que as assinaturas eletrônicas têm efeito legal para documentos de caráter público ou privado, sendo ou não certificadas.
Porque a assinatura eletrônica é benéfica para as empresas?
De acordo com as explicações anteriores, você já deve ter uma boa noção de porque a assinatura eletrônica é benéfica para as empresas. Ela adiciona versatilidade e dinamismo, com validade jurídica e segurança para contratos e documentos. No entanto, vamos aprofundar um pouco mais sobre como essa solução pode ser disruptiva nos processos burocráticos da sua empresa.
Segurança burocrática
Falamos um pouco sobre como a segurança da assinatura eletrônica é robusta. Mas vale a pena destacar os mecanismos para que isso ocorra de fato.
Um procedimento comum de assinatura eletrônica envolve chaves criptográficas que são conhecidas apenas pelo emissor e pelo destinatário. Essa relação simétrica exige uma relação anterior entre as partes e ajuda a evitar fraudes.
Toda a tecnologia criptográfica permite que a pessoa do signatário seja reconhecida apenas uma vez dentro da plataforma de assinaturas, o que ajuda a dinamizar o processo.
Segurança da informação
Os arquivos de documentos ocupam espaço e exigem manutenção nas empresas. Além disso, são facilmente perecíveis em caso de desastres, como incêndios ou inundações. Esses riscos são praticamente mitigados com o uso da assinatura eletrônica, já que os documentos podem ser armazenados na nuvem e facilmente acessados de qualquer ponto do planeta com acesso à internet.
Mobilidade e economia
Em mundo globalizado, parcerias de longa distância são vitais para os negócios. Agora imagine se a cada documento os executivos e gestores da empresa tiverem que realizar longas viagens? A pandemia acrescentou ainda mais demandas para a dinamização dos processos burocráticos e a assinatura eletrônica permite o fechamento de acordos sem os gastos de viagens.
Além disso, a digitalização de documentos adiciona sustentabilidade para a cultura de escritório, com menos uso de papel. Veja outras vantagens ecológicas da digitalização.
Gestão de fornecedores otimizada
A Transformação Digital é parte integrante da gestão de empresas contemporâneas. Ela é um ponto chave para assegurar estoques bem definidos e garantir uma boa gestão de riscos alinhada à velocidade do mercado.
🔮 Com a assinatura eletrônica, fica muito mais fácil organizar, acessar e tratar os dados de documentos, permitindo uma gestão de fornecedores moderna e digitalizada.
A empresa brasileira EFCAZ une gestão de fornecedores e assinatura eletrônica em uma suíte completa para empresas que querem modernizar sua governança.
O sistema da EFCAZ ainda conta com uma ferramenta de gestão de contratos totalmente focada em dinamizar os processos burocráticos da empresa. Confira essas e outras tecnologias para gestão de cadeia de fornecimento.
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